Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO:
Auffarth Systems LLC, 30 N Gould St, Ste N, Sheridan, WY 82801, USA
Vertreten durch: Thilo Auffarth · E-Mail: [email protected]

EU-Vertreter (Art. 27 DSGVO): Prighter EU Rep GmbH, Schellinggasse 3/10, 1010 Wien, Österreich
Wir legen Wert auf Ihre Privatsphäre und Ihre Rechte als betroffene Person und haben daher die Prighter Group mit ihren lokalen Partnern als unseren Datenschutzvertreter und Ihre Kontaktstelle für die Europäische Union (EU) benannt. Um Ihre datenschutzbezogenen Rechte auszuüben (z. B. Auskunft oder Löschung personenbezogener Daten) oder unseren Vertreter zu kontaktieren, nutzen Sie bitte folgendes Portal: https://app.prighter.com/portal/14827661967

2. Wofür wir Daten verarbeiten

• Konto: Name, E-Mail, Passwort (nur als kryptografischer Hash), deine Kontoart (Partner oder Betrieb) sowie deine Anzeigeeinstellung (hell oder dunkel), zur Bereitstellung deines Zugangs. Bei der Registrierung kannst du freiwillig deinen Instagram-Namen angeben. Wir speichern ihn an deinem Konto und nutzen ihn nur, um dich als Kunde auch dort erreichen zu können (siehe „Betreuung nach dem Kauf“). Grundlage ist unser berechtigtes Interesse, Kunden über den Weg zu erreichen, den sie selbst angeben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Er bleibt, solange dein Konto besteht; ändern oder löschen lassen kannst du ihn jederzeit mit einer Nachricht an [email protected].
• Nutzung der Plattform: erstellte Agenten, Demos, angelegte Kunden (die Betriebe, für die du Assistenten betreibst) sowie aggregierte Kennzahlen (Anzahl Gespräche/Nachrichten/Leads). Gesprächsinhalte werden gespeichert, wenn der Betreiber des jeweiligen Agenten das eingeschaltet hat; bei neu angelegten Agenten ist das voreingestellt und jederzeit abschaltbar. Näheres regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Ziffer 5). Dazu gehören auch die Kontakte, die du im CRM führst, samt deiner Notizen und Anrufergebnisse. Diese Daten verarbeiten wir ausschließlich in deinem Auftrag, siehe den Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
• Zugänge für Mitarbeiter und Kunden unserer Nutzer: Legt ein Nutzer für seine Beschäftigten oder für seinen Kunden einen Zugang an, verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, das Passwort als kryptografischen Hash, den Zeitpunkt der letzten Anmeldung und ein Protokoll der Anmeldungen und Aktionen. Die Einladung schicken wir per E-Mail an die angegebene Adresse. Wird einem Zugang eine Rückrufbitte zugewiesen, halten wir am Vorgang fest, welcher Zugang zuständig ist, und schicken ihm eine kurze E-Mail mit dem Namen des Betriebs, der Vorgangsnummer und einem Link, ohne Angaben zum Anrufer. Wer den Vorgang sehen darf, sieht dabei die Namen der Zugänge, die dafür in Frage kommen, über den Zugang für einen Kunden nur die Zugänge dieses Kunden. Diese Verarbeitung erfolgt im Auftrag des Nutzers; er entscheidet, wer einen Zugang erhält und wie lange.
• Chat mit KI-Agenten: die eingegebenen Nachrichten werden zur Beantwortung an unser KI-Modell (EU) übertragen. Hängst du im Chatfenster eine Datei an, wird sie auf unseren Servern in Deutschland abgelegt und an den Betrieb weitergeleitet, mit dem du schreibst. Nach sieben Tagen löschen wir sie automatisch. Ihren Inhalt sehen wir uns nicht an.
• Abrechnung: Verkauf, Bezahlung und Rechnung laufen über Link, LLC aus der Stripe-Gruppe (siehe unten). Im Checkout gibst du dort Name, Rechnungsadresse und Zahlungsdaten ein. Name, E-Mail-Adresse und Rechnungsadresse sehen wir anschließend in unserem Konto bei Stripe, deine vollständigen Zahlungsdaten nicht.
• Bestellung: Tarif, Abrechnungsrhythmus, Zeitpunkt der Bestellung sowie deine im Bestellvorgang abgegebene Erklärung zum Widerrufsrecht, im Wortlaut. Gibt jemand die Erklärung über einen Zugang deines Kontos ab, halten wir dazu Name und Kennung dieses Zugangs fest. Wir halten das fest, um den Vertrag nachweisen zu können.
• Betreuung nach dem Kauf: Buchst du einen Tarif, legen wir dich als Kontakt in unserem eigenen Vertriebs-CRM an, mit Name, E-Mail-Adresse, gebuchtem Tarif und, wenn du ihn angegeben hast, deinem Instagram-Namen. Dazu kommen unsere eigenen Vermerke, etwa Stand, Wiedervorlage und Notizen zu Gesprächen mit dir. Wir nutzen das, um dich nach dem Kauf persönlich zu betreuen und dich auf weitere Angebote von uns anzusprechen, etwa unsere 1:1-Betreuung. Das CRM ist Teil unserer Anwendung auf unseren Servern in Deutschland. Den Eintrag sehen nur wir, keine anderen Nutzer und keine Partner. Schreiben wir dir über Instagram, läuft die Nachricht über Meta, und es gilt zusätzlich die Datenschutzrichtlinie von Meta. Grundlage ist unser berechtigtes Interesse, unsere Kunden zu betreuen und ihnen eigene Angebote zu machen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Du kannst dem jederzeit widersprechen, eine Nachricht an [email protected] genügt. Dann sprechen wir dich nicht mehr an, löschen den Eintrag und legen ihn auch bei einem späteren Kauf nicht wieder an. Dafür vermerken wir an deinem Konto, dass du widersprochen hast. Sonst löschen wir den Eintrag automatisch 24 Monate nach unserem letzten Kontakt mit dir, auch wenn du vorher kündigst, spätestens aber mit der Löschung deines Kontos.
• Empfehlungsprogramm: Kommst du über den Empfehlungslink eines Partners zu uns, steht sein Code in der Adresse der Seite. Registrierst du dich bei diesem Besuch, ordnen wir dich darüber zu. Hast du im Cookie-Hinweis Werbung zugestimmt, merken wir uns den Code außerdem 30 Tage lang in einem Cookie, damit die Empfehlung auch bei einem späteren Besuch zählt (siehe Abschnitt 10). Nach der Registrierung speichern wir an deinem Konto, wer dich empfohlen hat, und berechnen aus deinen Zahlungen dessen Provision. Nimmst du selbst am Programm teil, speichern wir deinen Empfehlungscode, deine Provisionen und die Angaben für die Auszahlung (PayPal-Adresse oder IBAN und Kontoinhaber). Grundlage ist die Teilnahme am Programm (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für die Zuordnung beim Geworbenen unser berechtigtes Interesse, Provisionen richtig abzurechnen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), für das Cookie deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Angaben bleiben, solange das jeweilige Konto besteht.
• Kündigung: Kündigst du dein Abo, fragen wir nach dem Grund, im Formular in der App oder im Kundenportal von Stripe; ein Kommentar dazu ist freiwillig. Endet ein Abo auf anderem Weg, etwa nach einer ausgebliebenen Zahlung, halten wir den Anlass fest, den Stripe uns mitteilt. Gespeichert werden Grund, Kommentar, Zeitpunkt, der Weg der Kündigung und der Monatsbetrag des Abos, damit wir verstehen, warum Kunden gehen, und unser Angebot verbessern können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Nach 24 Monaten, oder früher mit der Löschung deines Kontos, lösen wir diese Angaben von deinem Konto.
• Push-Benachrichtigungen: wenn du Telegram verbindest, deine Telegram-Chat-Kennung und der Zeitpunkt der Verbindung, damit die Meldungen dein Gerät erreichen (siehe Abschnitt 5).
• Support-Anfragen: deine Nachricht und ggf. ein Screenshot, zur Bearbeitung deines Anliegens. Gibst du beim Melden den Zugriff frei, sehen wir für die angegebene Zeit dein Konto ein, um das Anliegen zu prüfen. Jeder Zugriff wird protokolliert. Zur Fehlersuche, für die Sicherheit und für die Qualität des Dienstes dürfen wir auch ohne Freigabe in Konten sehen; das regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Ziffer 5).
• E-Mails: E-Mails, die botbuildr automatisch verschickt, etwa zur Bestätigung deiner Adresse, Anmeldecodes, Links zum Zurücksetzen des Passworts, Hinweise zu Konto und Zahlung, Einladungen zu Zugängen und Hinweise an sie, etwa auf einen zugewiesenen Rückruf, Meldungen aus deinem Konto, Mitteilungen an alle Kunden und, wenn du eingewilligt hast, Tipps und Angebote, versenden wir über Brevo in der EU. Ob du Tipps und Angebote bekommen möchtest, halten wir mit dem Zeitpunkt deiner Einwilligung fest; abbestellen kannst du sie mit dem Link in jeder dieser Mails. Schreibst du uns an [email protected] oder eine andere unserer Adressen, landet deine Mail in unserem Postfach, und darüber antworten wir dir auch. Bis zum Umzug unserer Postfächer liegt es bei Strato in Deutschland, über das Konto eines Unternehmens in Deutschland, das dafür in unserem Auftrag handelt. Danach liegt es bei Microsoft in Rechenzentren in den USA (siehe Abschnitte 4 und 9). Wir nutzen deine Mail, um dein Anliegen zu bearbeiten, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um deinen Vertrag oder eine Anfrage dazu geht, sonst unseres berechtigten Interesses, Anfragen zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir heben sie auf, solange wir sie für dein Anliegen brauchen, und darüber hinaus nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten es verlangen. E-Mails, die ein Assistent im Namen eines Betriebs schickt, etwa Terminbestätigungen, gehen aus dessen eigenem Postfach (siehe Abschnitt 7).
• Nachweis der Verantwortung bei der Akquise: Bevor die erste Mail aus der Akquise-Funktion rausgeht, bestätigst du einmal, dass du für deine Listen und Mails selbst verantwortlich bist. Wir speichern dazu Konto, Zeitpunkt und den bestätigten Wortlaut, solange das Konto besteht, als Nachweis gegenüber Dritten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).
• Beratungs-/Strategiegespräch: Name, E-Mail, Telefonnummer und deine Angaben aus dem Formular, zur Vorbereitung und Durchführung des Gesprächs (auf Grundlage deiner Einwilligung).
• Videos auf unserer Website, in der Academy und im Mitgliederbereich: In den Anleitungen unserer Academy, in den Lektionen des Kurses und bei Aufzeichnungen der Live-Calls binden wir Videos ein, je nach Video von YouTube (im erweiterten Datenschutzmodus), Vimeo, Loom, Wistia oder Bunny. Die Anleitungen der Academy kann jeder öffnen, Kurs und Aufzeichnungen nur angemeldete Mitglieder. Wird ein solches Video angezeigt, lädt dein Browser es direkt beim Anbieter; der erhält deine IP-Adresse und technische Angaben zu deinem Browser und kann eigene Cookies setzen. Vimeo, Loom und Wistia sitzen in den USA, YouTube gehört zu Google und kann Daten dorthin übermitteln, Bunny sitzt in Slowenien. Für die Übermittlung in die USA sind diese Anbieter nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, das die EU-Kommission als angemessen anerkannt hat (Art. 45 DSGVO). Unsere eigenen Videos, etwa die Plattform-Tour auf der Startseite und die Anleitungen der Academy, liegen in unserem Speicher bei Hetzner in Deutschland. Spielst du eines ab, lädt dein Browser es direkt von dort. Dabei werden deine IP-Adresse und technische Angaben zu deinem Browser verarbeitet, Cookies werden dabei nicht gesetzt. Zu den Live-Calls führt ein Link zu Zoom (USA, ebenfalls nach dem Data Privacy Framework zertifiziert); nimmst du teil, verarbeitet Zoom deine Teilnahme und was du dort angibst. Zweck ist, Anleitungen und die Inhalte deines Tarifs als Video zu zeigen. Grundlage ist im Mitgliederbereich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei den öffentlichen Anleitungen und Videos unser berechtigtes Interesse, unser Produkt verständlich zu erklären (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Server-Logs: technisch notwendige Protokolle (z. B. gekürzte IP) zur Sicherheit und Missbrauchsabwehr.
• Auslieferung & Bot-Schutz: Die Website wird über Cloudflare ausgeliefert; dabei werden Verbindungsdaten (u. a. IP-Adresse) verarbeitet. An drei Stellen prüft außerdem der Bot-Schutz von Cloudflare, ob ein Mensch die Seite bedient: bei der Registrierung, wenn du auf unserer Startseite einen Assistenten bauen lässt, und vor jedem Test-Anruf (siehe Abschnitt 6b). Dafür lädt dein Browser ein Skript von Cloudflare, und der Bot-Schutz wertet technische Merkmale deiner Verbindung und deines Browsers aus, etwa IP-Adresse und Browserkennung. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an Missbrauchsabwehr (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit der Bot-Schutz dafür auf deinen Browser zugreift, ist das für diese Prüfung unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

3. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Vertragserfüllung und Schritte vor einem Vertrag, um die du selbst bittest (Konto, Leistungserbringung, Abrechnung, Empfehlungsprogramm, Ausprobieren auf unserer Startseite, Anfragen zu deinem Vertrag).
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse (Sicherheit, Missbrauchsabwehr, Auswertung von Kündigungsgründen, Zuordnung von Empfehlungen, Videos in den öffentlichen Anleitungen, Instagram-Name und Betreuung nach dem Kauf, sonstige Anfragen per E-Mail, Zählung im Cookie-Hinweis und Vorbereitung der Werbemessung, siehe Abschnitt 10).
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Einwilligung (z. B. Tipps und Angebote per E-Mail, Beratungsanfragen, Test-Anruf auf unserer Startseite, Statistik und Werbung nach dem Cookie-Hinweis und der Haken „Werbung messen“ bei der Registrierung, siehe Abschnitt 10).
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, rechtliche Verpflichtungen (z. B. steuerliche Aufbewahrung).
• Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO, ausdrückliche Einwilligung in eine Übermittlung in ein Drittland ohne Angemessenheitsbeschluss (nur bei den freiwilligen Telegram-Benachrichtigungen, siehe Abschnitt 5).

4. Auftragsverarbeiter & Dienste

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die Daten weisungsgebunden für uns verarbeiten. Mit allen bestehen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) nach Art. 28 DSGVO, bei den als „über LiveKit" gekennzeichneten Diensten über den Vertrag mit LiveKit, bei Strato über das Unternehmen in Deutschland, das dafür in unserem Auftrag handelt:

Daneben geben wir Daten an Empfänger weiter, die eigenverantwortlich und nicht in unserem Auftrag handeln:

Link, LLC (354 Oyster Point Boulevard, South San Francisco, CA 94080, USA), ein Unternehmen der Stripe-Gruppe, tritt als Merchant of Record auf und schließt den Kauf- und Zahlungsvertrag im eigenen Namen mit dir. Im Checkout steht dafür „Verkauft über Link", auf der Rechnung „Sold through Link, LLC". Für Verkauf und Zahlungsabwicklung sind Link und Stripe daher selbst Verantwortliche; es gilt die Datenschutzerklärung von Stripe, die auch für Link gilt.

Nur mit deiner Einwilligung, im Cookie-Hinweis oder mit dem Haken „Werbung messen“ bei der Registrierung, kommen Google und Meta hinzu, auf unseren öffentlichen Seiten und mit Meldungen von unserem Server: Google für die Statistik als unser Auftragsverarbeiter und für Werbung als eigener Verantwortlicher, Meta gemeinsam mit uns verantwortlich. Siehe Abschnitt 10.

Den Test-Anruf auf unserer Startseite (siehe Abschnitt 6b) und Anrufe aus unserem eigenen Vertrieb, etwa zu einem vereinbarten Beratungsgespräch, stellt Twilio über das Konto eines Unternehmens in Deutschland zu, das dafür in unserem Auftrag handelt. Twilio ist dabei dessen Auftragsverarbeiter, mit Auftragsverarbeitungsvertrag und EU-Standardvertragsklauseln.

5. Benachrichtigungen über Telegram (freiwillig)

Du kannst Betriebsmeldungen aus deinem Konto statt per E-Mail auf dein Handy bekommen, über Telegram. Das ist ausgeschaltet, bis du es selbst einrichtest: Du öffnest den Link in den Einstellungen und drückst in Telegram auf „Start". Erst dadurch erfährt unser Server deine Chat-Kennung, und erst dann geht überhaupt etwas dorthin.

Was übermittelt wird: die Meldung selbst, also Überschrift, ein bis drei Sätze und ein Link in dein Konto. Darin stehen die Namen deiner eigenen Demos und Agenten, Zahlen und Zeitpunkte, zum Beispiel „Demo geöffnet" mit dem Namen der Demo oder ein Hinweis, dass eine Kalenderverbindung abgerissen ist. Was nie übermittelt wird: Inhalte von Gesprächen, Daten der Endkunden deiner Betriebe (Name, Anschrift, Termine) und Zahlungsdaten.

Drittland: Telegram wird von Telegram Messenger Inc. betrieben, Unternehmen der Gruppe sitzen auf den Britischen Jungferninseln und in Dubai. Für diese Länder gibt es keinen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission und keine Standardvertragsklauseln mit uns. Ein Schutzniveau wie in der EU ist damit nicht gewährleistet: Behörden dort können unter Umständen auf Daten zugreifen, und deine Rechte lassen sich schwerer durchsetzen. Rechtsgrundlage ist deshalb allein deine ausdrückliche Einwilligung, Art. 49 Abs. 1 lit. a und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die du mit dem Verbinden erteilst.

Widerruf: Du kannst die Verbindung in den Einstellungen jederzeit trennen. Wir löschen dann deine Chat-Kennung, und die Meldungen kommen wieder per E-Mail. Was Telegram bereits zugestellt hat, liegt danach weiter in deinem Telegram-Konto; das können nur du und Telegram löschen.

6. KI-Verarbeitung im Chat und im Postfach (Mistral AI, EU)

Chat-Eingaben und, beim Postfach-Assistenten, E-Mails samt Anhängen werden zur Verarbeitung an Mistral AI (Rechenzentren in der EU) übermittelt; das umfasst auch die Texterkennung eingescannter Dokumente. Für Chat und Postfach-Assistent werden keine KI-Anbieter außerhalb der EU eingesetzt. Bitte gib im Chat keine sensiblen personenbezogenen Daten ein, die nicht erforderlich sind.

Richtest du einen Assistenten ein, gehen auf deinen Klick außerdem der Text der angegebenen Website und deine Angaben zum Betrieb an Mistral AI, um daraus den Assistenten zu bauen oder Vorschläge für seine Einstellungen zu machen. Einen Vorschlag speichern wir erst, wenn du ihn übernimmst. Eine Website, die nur für einen Vorschlag gelesen wird, speichern wir nicht.

6a. Telefon-Assistent (Spracherkennung, Sprachmodell, Sprachausgabe)

Betreiber eines Agenten können zusätzlich einen Telefon-Assistenten einschalten. Ruft dann jemand an, wird das Gesprochene in Text umgewandelt, an das KI-Sprachmodell übermittelt und die Antwort als Sprache ausgegeben. Zu Beginn jedes Anrufs weist der Assistent darauf hin, dass es sich um eine KI handelt.

• Es entsteht keine Tonaufnahme. Die Stimme wird während des Anrufs verarbeitet und danach nicht abgelegt.
• Die Umschrift wird nur gespeichert, wenn der Betrieb das Mitschreiben für Telefonate eingeschaltet hat. Dann werden die Umschrift und eine Kurzfassung für die von ihm gewählte Frist (30 bis 180 Tage) gespeichert und danach automatisch gelöscht, und der Assistent sagt zu Beginn des Anrufs, dass mitgeschrieben wird. Bei neu angelegten Assistenten ist das voreingestellt und jederzeit abschaltbar; die Einstellung für den Chat gilt dafür nicht.
• Gespeichert werden Verbindungsdaten ohne Inhalt: welcher Agent angerufen wurde, Beginn und Dauer des Anrufs, eine Vorgangsnummer und das Ergebnis (etwa Termin gebucht oder Rückruf erbeten). Das dient der Abrechnung, der Missbrauchsabwehr und der Übersicht des Betriebs und wird nach sechs Monaten automatisch gelöscht.
• Keine Stimmerkennung: Es werden keine Stimmprofile erstellt oder gespeichert, und niemand wird anhand seiner Stimme wiedererkannt.
• Kein Training mit deinen Gesprächen: Die eingesetzten Sprachdienste sind vertraglich verpflichtet, die Daten weder aufzubewahren noch zu protokollieren noch für das Training von KI-Modellen zu verwenden.
• Die Telefonanbindung läuft über die EU: Eingehende Anrufe werden über einen europäischen Zugangspunkt geführt.
• Die im Gespräch genannten Angaben (Name, Rufnummer, Anliegen, bei Bedarf eine Adresse) gehen unmittelbar in den Kalender des Betriebs. Für die Benachrichtigung des Betriebs liegen sie bis zum Ende des Gesprächs bei uns zwischen, damit er eine vollständige Nachricht bekommt, und werden mit dem Versand gelöscht, spätestens eine Stunde nach dem Anruf. Hat der Betrieb das Mitschreiben eingeschaltet, bleiben sie zusätzlich für die von ihm eingestellte Frist in seiner Anrufübersicht.
• Die Rufnummer, von der aus angerufen wird, wird während des Gesprächs verarbeitet. Möchtest du einen bereits gebuchten Termin verschieben oder absagen, sucht der Assistent ihn damit im Kalender des Betriebs; abgesagt wird erst, wenn du es ausdrücklich bestätigst. Bei uns gespeichert wird die Nummer dafür nicht, und der Assistent nennt von sich aus keine Termine, nach denen du nicht selbst gefragt hast.
• Wiedererkennung: Lässt der Betrieb Chats oder Anrufe mitschreiben und hat er keine Schweigepflicht hinterlegt, kann der Assistent an einen früheren, mitgeschriebenen Kontakt mit demselben Assistenten anknüpfen: an einen Chat, in dem du diese Rufnummer selbst genannt hast, oder an einen Anruf von derselben Rufnummer in den letzten 30 Tagen. Er fragt dann einmal, ob es um das frühere Anliegen geht, und nennt dabei dessen Thema, aber keinen Namen. Sprichst du einen früheren Anruf selbst an, bestätigt er ihn, statt zu fragen. Rufen mehrere Menschen von derselben Nummer an, kann so auch ein anderer erfahren, dass es diesen früheren Kontakt gab, worum es ging und bei einem Anruf ungefähr, wann. Für die Wiedererkennung von Anruf zu Anruf speichern wir deine Rufnummer nicht im Klartext, sondern nur einen Schlüssel, der je Assistent verschieden ist und aus dem sie sich ohne einen gesondert verwahrten Geheimwert nicht zurückrechnen lässt. Er wird nach 30 Tagen gelöscht, früher, wenn der Betrieb das Mitschreiben abschaltet oder eine Schweigepflicht hinterlegt. Dass von derselben Nummer schon angerufen wurde, sieht der Betrieb in seiner Anrufübersicht, so lange wie die übrigen Inhalte des Anrufs.
• SMS: Bei einer Buchung, einer Verschiebung oder einer Rückrufbitte kann der Assistent dir eine Bestätigung per SMS schicken, an die Nummer, die du dafür nennst, sonst an die, von der aus du anrufst. Bei Praxen, Kanzleien und anderen Berufen mit Schweigepflicht ist diese Bestätigung aus, solange der Betrieb sie nicht selbst einschaltet, und einen Link für Fotos gibt es dort nicht. Hat der Betrieb es eingeschaltet, kann er dir per SMS auch einen Link schicken, über den du Fotos oder Unterlagen nachreichst. Die Nummer, an die ein solcher Link ging, und den Anlass halten wir fest, solange der Link gilt, und löschen beides danach automatisch, spätestens am Folgetag. Was du darüber hochlädst, liegt auf unseren Servern in Deutschland und wird nach sieben Tagen gelöscht. Verschickt werden die SMS über Twilio, in den USA.

Diese Verarbeitung findet überwiegend in den Vereinigten Staaten statt. Eingesetzt werden LiveKit (Gesprächsvermittlung), Twilio (Telefonanbindung), Deepgram (Spracherkennung), Inworld (Sprachausgabe) und als Sprachmodell Mistral AI in der EU oder Google Gemini in den Vereinigten Staaten. Grundlage sind Auftragsverarbeitungsverträge und die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Wo eine Verarbeitung in der EU angeboten wird, nutzen wir sie. Der Chat ist davon nicht betroffen, und wer den Telefon-Assistenten nicht einschaltet, ebenfalls nicht.

6b. Ausprobieren auf unserer Startseite (Assistent und Test-Anruf)

Auf unserer Startseite kannst du aus der Adresse einer Website einen KI-Assistenten bauen lassen und ihn ausprobieren, im Chat und am Telefon. Verantwortlich im Sinne der DSGVO sind dafür wir selbst, nicht ein Partner.

• Der Bau: Wir rufen die öffentlich erreichbaren Seiten der Website ab, die du eingibst, und werten sie mit unserem KI-Modell aus (siehe Abschnitt 6). Der Assistent übernimmt daraus die Angaben, die dort über den Betrieb stehen. Den Link, mit dem du ihn im Chat ausprobierst, kannst du drei Tage nutzen. Den Assistenten selbst und die übernommenen Angaben löschen wir sechs Monate nach dem Bau automatisch, zusammen mit allem, was dann noch an ihm hängt. Ausgenommen ist der Nachweis zum Anruf (siehe unten).
• Der Anruf: Möchtest du den Assistenten am Telefon hören, gibst du deine Rufnummer ein und setzt den Haken darunter. Dann ruft er dich einmal an. Angerufen werden nur deutsche Rufnummern. Bevor wir anrufen, prüft ein Bot-Schutz, ob ein Mensch die Seite bedient (siehe Abschnitt 2). Zu Beginn des Gesprächs sagt der Assistent, dass er eine KI ist.
• Was wir zum Anruf festhalten: die Rufnummer, die du eingibst, deine IP-Adresse, den Zeitpunkt, welcher Assistent anrufen sollte, und den Wortlaut der Erklärung, die du mit dem Haken abgegeben hast. Das gilt auch, wenn kein Anruf zustande kommt, etwa weil unter ihr kurz zuvor schon angerufen wurde. Wir brauchen das, um belegen zu können, dass der Anruf auf deinen Wunsch erfolgt ist (§ 7 Abs. 2 und § 7a UWG, Art. 7 Abs. 1 DSGVO), und um Missbrauch zu erkennen, etwa wenn jemand eine fremde Nummer einträgt. Nach fünf Jahren löschen wir diese Angaben automatisch. Welcher Assistent anrufen sollte, steht nur so lange darin, wie es ihn gibt, in der Regel also höchstens sechs Monate.
• Mitschrift: Das Gespräch wird als Text mitgeschrieben. Dazu halten wir eine Kurzfassung fest und die Angaben, die du im Gespräch nennst, etwa Name, Rufnummer und Anliegen. Wir nutzen das, um den Assistenten zu prüfen und Missbrauch zu erkennen. In unserer Anrufübersicht löschen wir Mitschrift, Kurzfassung und diese Angaben 30 Tage nach dem Gespräch automatisch. Eine Tonaufnahme entsteht nicht. Zeitpunkt und Dauer des Anrufs bewahren wir ohne Inhalt sechs Monate auf, wie bei jedem Telefonat (siehe Abschnitt 6a). Bitte nenne im Test-Anruf keine Gesundheitsdaten oder andere sensible Angaben, für den Test braucht es sie nicht.
• Sprache und Telefonie: Für das Gespräch setzen wir dieselben Dienstleister ein wie beim Telefon-Assistenten (siehe Abschnitt 6a). Das Gesprochene wird in Text umgewandelt, von einem KI-Sprachmodell beantwortet und als Sprache ausgegeben. Das geschieht überwiegend in den Vereinigten Staaten, auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen und EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Den Anruf und die SMS stellt Twilio zu, ein Anbieter mit Sitz in den USA, den Anruf über das Konto eines Unternehmens in Deutschland, das dafür in unserem Auftrag handelt (siehe Abschnitt 4).
• Testtermin und Rückrufbitte: Du kannst im Gespräch ausprobieren, einen Termin zu vereinbaren oder um Rückruf zu bitten. Einen Termin trägt der Assistent mit den Angaben, die du ihm nennst, in unseren eigenen Vorführkalender ein; die Verbindung dorthin läuft über unseren Kalender-Dienstleister (siehe Abschnitt 4). Im Chat nehmen wir ihn gleich danach automatisch wieder heraus, beim Test-Anruf nach dem Gespräch. Bricht die Verbindung ungewöhnlich ab, nehmen wir ihn ebenfalls automatisch heraus, spätestens am Folgetag. Eine Kalendereinladung oder Bestätigung per E-Mail verschickt der Assistent beim Ausprobieren nicht.
• SMS und Fotos: Termin und Rückrufbitte kann der Assistent per SMS bestätigen, und er kann dir per SMS einen Link schicken, über den du Fotos hochlädst. Diese SMS gehen nur an die Nummer, unter der wir dich angerufen haben. Verschickt werden sie von uns; als Absender steht der Name des Betriebs von der Website, gekürzt, und wo das technisch nicht geht, unser eigener Absender. Die Nummer, an die ein Foto-Link ging, und den Anlass, den er nennt, halten wir fest, solange der Link gilt, also sieben Tage. Danach löschen wir beides automatisch, spätestens am Folgetag. Fotos und Dateien, die du darüber oder im Chat hochlädst, liegen auf unseren Servern in Deutschland und werden nach sieben Tagen automatisch gelöscht.
• Rechtsgrundlagen: Für den Anruf, die Mitschrift, einen Testtermin im Gespräch und die SMS an deine Nummer, auch mit einem Link für Fotos, ist es deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du mit dem Haken gibst. Der Bau, eine Rückrufbitte und das Ausprobieren im Chat, auch ein Testtermin dort, gehören zum Ausprobieren, um das du selbst gebeten hast (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Den Nachweis deiner Einwilligung bewahren wir auf, weil § 7a UWG das bei Werbeanrufen verlangt (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Soweit diese Pflicht nicht greift, und für die festgehaltenen Versuche, stützen wir uns auf unser berechtigtes Interesse, die Einwilligung belegen und Missbrauch abwehren zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Widerruf: Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, eine Nachricht an [email protected] genügt. Was bis dahin geschehen ist, bleibt rechtmäßig. Legst du während des Gesprächs auf, endet es sofort. Nach einem Widerruf löschen wir die Mitschrift vorzeitig. Den Nachweis, dass du eingewilligt hattest, behalten wir bis zum Ende der fünf Jahre, denn genau dafür ist er da.

7. Kalender, E-Mail-Versand und Postfach-Assistent (Google, Microsoft)

Betreiber eines Agenten können den Kalender ihres Betriebs mit botbuildr verbinden, damit der Agent freie Zeiten prüfen und Termine buchen kann. Bei Microsoft können sie zusätzlich den Postfach-Assistenten einschalten. Die Verbindung wird über unseren Dienstleister Nylas hergestellt und ausschließlich vom Betrieb selbst erteilt. Sie kann jederzeit wieder getrennt werden.

• Worauf zugegriffen wird: auf Kalenderdaten (bestehende Termine, um freie Zeiten zu prüfen und einen gebuchten Termin wiederzufinden; Anlegen, Ändern und Absagen von Terminen) und, sofern der Betrieb es aktiviert, auf den Versand von E-Mails aus seiner eigenen Adresse. Auf eingehende E-Mails nur bei Microsoft und nur, wenn der Betrieb den Postfach-Assistenten einschaltet.
• Bei Google: Wir fordern ausschließlich die Berechtigung zum Senden an (gmail.send) sowie den Kalenderzugriff. Ein Lesezugriff auf das Gmail-Postfach besteht nicht, weder technisch noch tatsächlich. Wir haben keinen Zugriff auf empfangene Nachrichten, Entwürfe, Labels oder Kontakte.
• Bei Microsoft: Microsofts Schnittstelle gibt die Berechtigung zum Senden nicht einzeln heraus. Wer den Versand über ein Microsoft-Konto nutzt, erteilt technisch zugleich Lese- und Schreibrechte am Postfach. Solange der Betrieb den Postfach-Assistenten nicht einschaltet, lesen wir keine E-Mails, rufen keine ab, speichern keine und werten keine aus. Genutzt wird dann ausschließlich das Versenden der Nachricht, die der Betrieb selbst ausgelöst hat.
• Postfach-Assistent (freiwillig, nur bei Microsoft): Schaltet ein Betrieb ihn für sein Postfach ein, werden eingehende E-Mails samt Anhängen gelesen, eingescannte Dokumente per Texterkennung, um sie einzuordnen, zusammenzufassen, in Ordner zu verschieben und Antworten vorzubereiten. Nach Regeln, die der Betrieb selbst festlegt, leitet der Assistent E-Mails oder Anhänge an Ziele weiter, die der Betrieb bestimmt hat, etwa an seine Buchhaltung, oder legt sie dort ab. Ohne eine solche Regel geht nichts weiter, und eine Adresse aus einer E-Mail wird nie als Ziel übernommen. Die KI-Verarbeitung findet in der EU statt (Abschnitt 6). Inhalte von E-Mails speichern wir nicht; nur ein Anhang, der an ein Ziel gehen soll, liegt bis zur Zustellung höchstens sieben Tage auf unseren Servern in Deutschland. Entwürfe liegen im Postfach des Betriebs. Antworten sendet er nur, wenn der Betrieb oder eine von ihm berechtigte Person sie einzeln freigibt. Der Betrieb kann den Assistenten jederzeit abschalten.
• Worauf in keinem Fall: kein Zugriff auf Kontakte, keiner auf Dateien außerhalb von E-Mails, keine Nutzung von Postfachinhalten für eigene Zwecke, keine Weitergabe außer an Ziele, die der Betrieb selbst festlegt, und kein Training von KI-Modellen damit.
• Wofür: einzig zur Ausführung der vom Betrieb bestellten Funktionen, also Verfügbarkeit prüfen, Termine anlegen, verschieben, absagen, die zugehörigen Bestätigungen versenden und, wenn er ihn einschaltet, der Postfach-Assistent.
• Was gespeichert wird: die Zugangskennung der Verbindung, die E-Mail-Adresse des verbundenen Kontos, der Anbieter und die Kennung des gewählten Kalenders. Termininhalte werden nicht auf Vorrat gespeichert, sondern bei Bedarf abgerufen. Beim Postfach-Assistenten kommen Kennungen, Einordnung und Bearbeitungsstand der E-Mails hinzu, nicht ihr Inhalt; ausgenommen ist ein Anhang auf dem Weg zu einem Ziel (siehe oben).
• Was wir nicht tun: Wir geben diese Daten nicht an Dritte weiter, nutzen sie nicht für Werbung, verkaufen sie nicht und verwenden sie nicht zum Trainieren von KI-Modellen. Weiterleitungen, die der Betrieb beim Postfach-Assistenten selbst festlegt, führen wir in seinem Auftrag aus.

Die Nutzung von Daten aus Google-Konten erfolgt im Einklang mit der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen. Der Betrieb kann die Verbindung jederzeit in botbuildr trennen oder in seinem Google- bzw. Microsoft-Konto unter den verbundenen Apps entziehen; danach ist kein Zugriff mehr möglich. Die gespeicherte Zugangskennung löschen wir, sobald die Verbindung in botbuildr getrennt oder das Konto gelöscht wird.

8. Kontaktlisten für die Akquise

Partner mit Zugang zur Akquise-Funktion können eine eigene Liste von Betrieben hochladen, für die botbuildr automatisch eine unverbindliche Demo baut. Für diese Listen ist der jeweilige Partner der Verantwortliche, nicht wir. Wir verarbeiten die Angaben ausschließlich in seinem Auftrag; Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag.

• Welche Angaben: Firmenname, Website, geschäftliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer, also die Kontaktdaten, die der Betrieb selbst öffentlich angibt, und gegebenenfalls der Name eines Ansprechpartners, für die Anrede. Angaben zu Privatpersonen gehören nicht in eine solche Liste.
• Wozu: die Website öffentlich abrufen, daraus eine Demo erzeugen und dem Betrieb auf Veranlassung des Partners eine Nachricht schicken.
• Wenn du eine Demo öffnest: Der Partner erfährt, ob und wann du sie geöffnet oder darin geschrieben hast. Die Meldung darüber enthält nicht, was du schreibst. Dazu speichern wir je Besuch eine Zufallskennung, die bei jedem Aufruf neu entsteht, die Zahl deiner Nachrichten, Zeitpunkte und einen Vermerk, ob ein Mensch die Demo geöffnet hat. Deine IP-Adresse und deinen Namen speichern wir dafür nicht. 180 Tage nach dem jeweiligen Besuch löschen wir diese Angaben automatisch, mit der Demo auch früher. Ob das Gespräch selbst gespeichert wird, entscheidet der Partner für seinen Assistenten (siehe Abschnitt 2). Das gilt für jede Demo, die dir ein Partner schickt, auch ohne Liste.
• Wer sendet: die Mail geht aus dem eigenen Postfach des Partners und mit seiner Absenderangabe raus, sofort oder zu einem vom Partner gewählten Zeitpunkt. Jede einzelne Mail gibt er selbst frei, es gibt keinen automatischen Massenversand.
• Wie lange: eine hochgeladene Liste wird spätestens nach 30 Tagen vollständig gelöscht, unabhängig davon, ob sie abgearbeitet wurde. Der Partner kann sie jederzeit vorher löschen. Daraus gebaute Demos bleiben im Konto des Partners, bis er sie löscht.
• Was wir nicht tun: Wir nutzen diese Listen nicht für eigene Zwecke, geben sie nicht weiter, führen sie nicht mit anderen Listen zusammen und trainieren damit keine KI-Modelle.

Der Partner ist dafür verantwortlich, die Betriebe seiner Liste nach Art. 14 DSGVO zu informieren und die Anforderungen an geschäftliche Ansprache (u. a. § 7 UWG) einzuhalten. Wenn du eine solche Nachricht erhalten hast und nicht weiter kontaktiert werden möchtest, wende dich an den Absender der Mail; er ist für seine Liste verantwortlich. Du erreichst aber auch uns unter den Kontaktdaten in Abschnitt 1, wir leiten dein Anliegen weiter.

Sperrliste. Jede dieser Nachrichten enthält einen Abmeldelink. Wer ihn nutzt oder auf anderem Weg widerspricht, wird in eine Sperrliste aufgenommen, und zwar plattformweit: Danach kann kein Partner diese Adresse mehr anschreiben, auch nicht aus einer anderen Liste. Gespeichert wird dafür ausschließlich das nötige Minimum, nämlich eine Prüfsumme der E-Mail-Adresse (kein Klartext) und gegebenenfalls die Domain des Betriebs, dazu Zeitpunkt und Anlass der Sperre. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, also die Pflicht, einem Widerspruch dauerhaft nachzukommen. Genau dafür bleibt dieser Eintrag bestehen: Ohne ihn könnte dieselbe Adresse bei einer späteren Recherche erneut erfasst werden. Zu anderen Zwecken wird die Sperrliste nicht genutzt.

9. Verantwortlicher außerhalb der EU

Anwendung und Datenbank laufen in Deutschland, die KI-Verarbeitung im Chat und beim Postfach-Assistenten in Frankreich. Ausgeliefert wird die Website über Cloudflare, das auch den Bot-Schutz stellt (siehe Abschnitt 2). Cloudflare sitzt in den USA und kann die dabei übertragenen Daten, etwa die IP-Adresse, auch außerhalb der EU verarbeiten. Kalender und Postfächer werden über Nylas angebunden (siehe Abschnitt 7), einen US-Anbieter, bei dem die Daten in einem Rechenzentrum in London liegen. Für das Vereinigte Königreich gilt ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Für beide gelten ein Auftragsverarbeitungsvertrag und, für Zugriffe aus den USA, das EU-U.S. Data Privacy Framework oder die EU-Standardvertragsklauseln.

Darüber hinaus gibt es zwei Ausnahmen. Die erste ist das Telefon: der Telefon-Assistent, auch beim Test-Anruf auf unserer Startseite (siehe Abschnitte 6a und 6b), und Anrufe aus unserem eigenen Vertrieb (siehe Abschnitt 4). Dabei werden Daten in den Vereinigten Staaten verarbeitet. Verantwortlicher ist eine US-Gesellschaft; soweit personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden, stützen wir uns auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) als geeignete Garantie. Für die EU haben wir zudem einen Vertreter nach Art. 27 DSGVO benannt (siehe Abschnitt 1).

Die zweite sind die Benachrichtigungen über Telegram (siehe Abschnitt 5), und sie greift nur, wenn du sie selbst einschaltest. Dorthin gehen Daten in ein Land ohne Angemessenheitsbeschluss, getragen von deiner ausdrücklichen Einwilligung. Ohne diese beiden Funktionen findet keine dieser Übermittlungen statt.

Daneben können Daten in die USA gehen, an Anbieter, die nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind, das die EU-Kommission als angemessen anerkannt hat (Art. 45 DSGVO): an Google und Meta, wenn du im Cookie-Hinweis Statistik oder Werbung zustimmst oder bei der Registrierung den Haken „Werbung messen“ setzt (siehe Abschnitt 10), an die Anbieter der Videos in der Academy und im Mitgliederbereich (siehe Abschnitt 2) und, ab dem Umzug unserer E-Mail-Postfächer, an Microsoft. Dann liegen E-Mails an uns und von uns in Rechenzentren von Microsoft in den USA (siehe Abschnitt 2, „E-Mails“).

10. Cookies, Statistik und Werbung

Notwendige Cookies setzen wir ohne Nachfrage, weil die Seite ohne sie nicht funktioniert (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG): deine Anmelde-Sitzung und deine Auswahl im Cookie-Hinweis (bb_einwilligung). Die Auswahl gilt 12 Monate, wenn du allem zustimmst, und 6 Monate bei jeder anderen Wahl. Danach fragen wir dich erneut, früher nur, wenn wir den Umfang ändern. Der Bot-Schutz (siehe Abschnitt 2) liest Merkmale deines Browsers aus und kann technisch notwendige Informationen darin ablegen. Wir setzen ihn nur für diese Prüfung ein. In unserer Academy merkt sich dein Browser, ob du sie als Partner oder für deinen eigenen Betrieb liest und welche Lektionen du abgeschlossen hast, damit du dort weitermachen kannst, wo du warst. Das liegt nur im Speicher deines Browsers, wir bekommen es nicht zu sehen. Löschst du die Websitedaten in deinem Browser, ist es weg.

Alles Weitere nur mit deiner Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du gibst sie im Cookie-Hinweis auf unseren öffentlichen Seiten, etwa Startseite, Ausprobieren, Academy und Rechtstexte, für Statistik und Werbung einzeln, oder mit dem Haken „Werbung messen“ bei der Registrierung (siehe unten). Google und Meta laden wir nur auf diesen öffentlichen Seiten. In deinem Konto, in Chatfenstern auf den Websites unserer Kunden und auf Seiten unserer Partner setzen wir keine Cookies von Google oder Meta und laden ihre Dienste nicht. Was du in deinem Konto selbst tust, etwa einen Assistenten bauen oder einen Tarif kaufen, kann unser Server mit deiner Einwilligung trotzdem an Google und Meta melden (siehe „Meldungen von unserem Server“). Gemeldet werden dabei nur Schritte deines Kontos bei uns. Daten deiner Kunden, Inhalte deiner Assistenten und ihre Gespräche sind nie dabei.

• Statistik (Google Analytics): Google Analytics zählt, welche Seiten aufgerufen werden, woher Besucher kommen, etwa über welche Anzeige oder Website, und was sie auf der Seite tun: wie weit sie scrollen, Klicks auf Links zu anderen Websites, Suchen, Interaktionen mit Formularen (ohne deine Eingaben), Videos und Downloads. Dazu melden wir eigene Ereignisse: ob du die Preise ansiehst, einen Tarif wählst (mit Tarif und Preis), einen Probier-Assistenten baust oder einen Test-Anruf anforderst. Google erfasst dabei Gerätetyp, Betriebssystem, Browser, Sprache, Bildschirmgröße und deinen ungefähren Ort, den Google aus der IP-Adresse ableitet, und legt eine zufällige Kennung in einem Cookie ab. Damit sehen wir, welche Seiten helfen, wo Besucher abspringen und welche Wege Kunden bringen. Solange du Werbung nicht zustimmst, laufen keine Google-Signale und keine Werbefunktionen, und wir geben die Daten aus deinem Browser nicht für Werbung frei. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, für die Statistik als unser Auftragsverarbeiter. Cookies: _ga und _ga_… mit dieser Kennung, 12 Monate. Die Auswertungsdaten löscht Google nach 14 Monaten.
• Werbung, Meta-Pixel: Der Meta-Pixel meldet Meta, welche unserer Seiten du aufrufst und welche Knöpfe du klickst, samt Beschriftung und Angaben zur Seite, dazu die Ereignisse oben (Preise angesehen, Tarif gewählt, Probier-Assistent gebaut, Test-Anruf angefordert). Mit dabei sind IP-Adresse, Browser- und Geräteangaben und die Kennungen aus den Cookies _fbp und _fbc; kommst du über eine Anzeige, steht in _fbc die Kennung dieses Klicks. Gibst du auf diesen Seiten eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer in ein Formular ein, etwa für den Test-Anruf, bildet der Pixel in deinem Browser einen Hash davon und schickt ihn mit. Ein Hash ist eine Prüfsumme: Die Adresse lässt sich daraus nicht ablesen, Meta kann ihn aber mit den Hashes seiner Nutzer vergleichen und dich so deinem Facebook- oder Instagram-Konto zuordnen, wenn du eines hast. Meta verbindet die Daten mit Daten von anderen Websites und Apps und nutzt sie auch für eigene Zwecke, etwa um Anzeigen auszuspielen und seine Produkte zu verbessern. Wir nutzen sie, um zu messen, welche Anzeige jemanden zu uns gebracht hat, und um Zielgruppen zu bilden: Wir zeigen unsere Anzeigen dir, etwa wenn du etwas ausprobiert, aber noch kein Konto hast, und Menschen mit ähnlichen Merkmalen, und wir nehmen Kunden aus Anzeigen heraus, die für neue Kunden gedacht sind. Cookies: _fbp und _fbc, 3 Monate.
• Gemeinsam mit Meta verantwortlich: Für das Erheben deiner Daten mit dem Pixel und für das Übermitteln an Meta, auch durch unseren Server, sind wir mit Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland, gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Die Vereinbarung dazu stellt Meta unter facebook.com/legal/controller_addendum bereit. Danach informieren wir dich und holen deine Einwilligung ein, Meta sorgt für die Sicherheit seiner Werkzeuge und beantwortet deine Anfragen zu den Daten, die Meta gespeichert hat. Deine Rechte kannst du bei uns oder bei Meta geltend machen; was Meta betrifft, leiten wir weiter. Was Meta danach mit den Daten tut, verantwortet Meta allein, siehe die Datenschutzrichtlinie von Meta.
• Werbung, Google: Stimmst du Werbung zu, schalten wir in Google Analytics zusätzlich die Werbefunktionen und Google-Signale frei. Bist du bei Google angemeldet und hast dort personalisierte Werbung erlaubt, verknüpft Google deine Besuche mit deinem Google-Konto, auch über deine Geräte hinweg, und ergänzt Angaben wie Altersgruppe, Geschlecht und Interessen; wir sehen davon nur zusammengefasste Berichte. Google darf die Daten aus Google Analytics dann auch für Werbung nutzen, ebenso die Meldungen unseres Servers (siehe unten), und kann dafür Werbe-Cookies setzen (_gcl_…, 90 Tage). Stimmst du nur Werbung zu, ohne Statistik, laden wir Google Analytics trotzdem, aber ohne das Cookie _ga und ohne Kennung: Google erfährt dann, welche Seiten aufgerufen werden, und die Ereignisse oben, mit IP-Adresse und Browserangaben, und ordnet sie über die Werbe-Cookies den Anzeigen zu, über die jemand kam. Für diese Nutzung zu Werbezwecken ist Google selbst verantwortlich, siehe die Datenschutzerklärung von Google.
• Werbung, Empfehlungslink: Kommst du über den Link eines Partners, merken wir uns seinen Code 30 Tage lang im Cookie agentify_ref, damit seine Empfehlung auch zählt, wenn du dich erst bei einem späteren Besuch registrierst (siehe Abschnitt 2, Empfehlungsprogramm). Der Code bleibt bei uns.

Meldungen von unserem Server. Manche Schritte passieren dort, wo weder Pixel noch Google Analytics laufen, etwa in deinem Konto oder bei der Zahlung. Diese meldet unser Server direkt an Meta und Google, die auf unseren öffentlichen Seiten zusätzlich zum Pixel, damit nichts verloren geht und Meta denselben Schritt nicht doppelt zählt. Gemeldet wird, wenn du

• auf unserer Startseite einen Probier-Assistenten baust oder einen Test-Anruf anforderst (vom Server nur an Meta),
• dich registrierst,
• deinen ersten Assistenten baust oder zum ersten Mal einen live schaltest, also das Telefon einschaltest, als Partner einen Assistenten an deinen ersten Kunden übergibst oder dein Chatfenster auf einer Website zum ersten Mal ein Gespräch führt (gemeldet wird dann nur, dass es stattfand, nichts daraus, und bei Assistenten mit hinterlegter Schweigepflicht gar nicht),
• eine Bestellung beginnst oder einen Tarif, Credits oder Minuten kaufst, mit Tarif, Laufzeit und Betrag,
• deinen Tarif hochstufst, mit dem vorherigen Tarif und dem Mehrbetrag im Monat,
• eine Kündigung vormerkst oder sie zurücknimmst, mit Tarif und Laufzeit.

An Meta gehen dabei, soweit vorhanden, deine E-Mail-Adresse, dein Vor- und Nachname, wenn dein Name im Konto wie einer aussieht, deine Telefonnummer, wenn du eine hinterlegt oder für den Test-Anruf eingegeben hast, und deine Kundennummer, jeweils als Hash, dazu IP-Adresse, Browserangaben, die Seite, der Zeitpunkt, ob du Partner oder Betrieb bist, die Angaben zu Tarif und Betrag aus der Liste oben und bei einem Kauf eine Bestellnummer, die wir aus der Zahlung bilden. Hast du im Cookie-Hinweis Werbung zugestimmt, kommen die Kennungen aus _fbp und _fbc dazu. An Google gehen dieselben Schritte mit Kontoart, Tarif und Betrag, aber ohne E-Mail-Adresse, Name, Telefonnummer und IP-Adresse, verknüpft mit der Kennung aus deinem Cookie _ga, wenn du Statistik zugestimmt hast. Liegt diese Kennung an deinem Konto nicht vor, oder hast du nur Werbung zugestimmt, nehmen wir eine Kennung, die wir aus deiner Kundennummer bilden. Meta bekommt diese Meldungen, wenn du im Cookie-Hinweis Werbung zugestimmt oder den Haken „Werbung messen“ gesetzt hast, Google, wenn du Statistik oder Werbung zugestimmt oder den Haken gesetzt hast. Für Werbung freigegeben sind sie bei Google nur mit Werbung oder dem Haken. Probier-Assistent und Test-Anruf melden wir nur mit Zustimmung zu Werbung im Cookie-Hinweis. Stimmst du erst zu, während oder nachdem dein Probier-Assistent entsteht, meldet unser Server diesen einen Bau nach deiner Zustimmung nach, solange du auf der Seite bist, höchstens eine Stunde nach dem Bau. Dafür hält er bis dahin nur zwei Kennungen im Arbeitsspeicher: eine Zufallszahl deines Browsers für diesen Bau und den gebauten Assistenten. Solange du noch nicht zugestimmt hast, stützen wir dieses Vormerken auf unser berechtigtes Interesse, eine spätere Zustimmung vollständig umzusetzen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); gemeldet wird erst mit ihr. Schritte in deinem Konto melden wir als deine, auch wenn jemand mit einem Zugang zu deinem Konto sie auslöst; über diese Person selbst melden wir nichts. Für Konten unseres eigenen Teams und für Vorführkonten melden wir nie etwas, ebenso nichts aus einer Sitzung, in der wir für den Support in deinem Konto sind.

Was wir dafür an deinem Konto speichern. Einen Kauf meldet uns unser Zahlungsdienstleister ohne deinen Browser. Damit er trotzdem nur mit deiner Einwilligung und richtig zugeordnet gemeldet wird, halten wir deine Wahl an deinem Konto fest. Dafür übernimmt unser Server bei der Registrierung, beim Anmelden, beim Beginn einer Bestellung und nach deiner Wahl im Cookie-Hinweis deine Auswahl aus dem Cookie bb_einwilligung. Dein Browser schickt dabei auch die Cookies _fbp, _fbc und _ga mit; deren Kennungen übernehmen wir nur, soweit du Werbung (_fbp, _fbc) oder Statistik (_ga) zugestimmt hast. Gespeichert werden deine Wahl mit Tag und Fassung des Hinweises, diese Kennungen samt der laufenden Sitzung bei Google, mit Werbung oder dem Haken deine IP-Adresse und Browserangaben, und der Zeitpunkt eines Widerrufs. So können wir deine Einwilligung auch nachweisen (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Die Kopie löschen wir automatisch 12 Monate nach deiner Wahl, wenn du allem zugestimmt hast, sonst nach 6 Monaten, sofort bei einem Widerruf und mit deinem Konto. Den Zeitpunkt eines Widerrufs und die zuletzt übernommene Auswahl aus dem Cookie (Statistik, Werbung, Tag und Fassung) behalten wir, solange das Konto besteht, damit eine ältere Zustimmung von einem anderen Gerät den Widerruf nicht aufhebt und wir nachweisen können, was du wann gewählt hast. Wann du deinen ersten Assistenten gebaut und zum ersten Mal einen live geschaltet hast, halten wir auch ohne Einwilligung an deinem Konto fest, damit dieser Schritt nur einmal gemeldet wird (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Gemeldet wird er nur mit Einwilligung.

Haken „Werbung messen“ bei der Registrierung. Hast du im Cookie-Hinweis Werbung nicht zugestimmt oder ihn nie gesehen, fragen wir dich bei der Registrierung mit einem eigenen Haken, ob Meta und Google erfahren dürfen, dass du dich registriert, deinen ersten Assistenten gebaut oder live geschaltet, eine Bestellung begonnen, etwas gekauft oder gekündigt hast. Er ist freiwillig und nicht vorangekreuzt, die Registrierung geht ohne ihn genauso. Setzen kannst du ihn auch später in deinem Konto. Mit dem Haken gehen die Meldungen von unserem Server wie oben beschrieben an Meta, mit E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname, Kundennummer und, falls hinterlegt, Telefonnummer als Hash, IP-Adresse und Browserangaben, aber ohne Kennungen aus Cookies, denn der Haken erlaubt nur Meldungen von unserem Server, kein Auslesen deines Browsers. Google bekommt statt einer Kennung aus einem Cookie eine, die wir aus deiner Kundennummer bilden; die Schritte lassen sich dort keinem Besuch zuordnen. Wir speichern, wann und wo du den Haken gesetzt hast (bei der Registrierung oder in deinem Konto), welche Fassung des Textes du gesehen hast, deine IP-Adresse und Browserangaben. Der Haken gilt 12 Monate, danach löschen wir ihn automatisch und melden nichts mehr. Lehnst du später im Cookie-Hinweis Werbung ab oder widerrufst in deinem Konto, fällt er sofort weg.

Wie oft der Cookie-Hinweis angenommen wird. Wir zählen, wie oft der Hinweis erscheint, wie oft jemand die Einstellungen öffnet und wie entschieden wird (alles akzeptiert, abgelehnt, nur Statistik, nur Werbung). Dafür meldet dein Browser unserem Server das jeweilige Ereignis, die Wahl liest der Server aus dem Cookie bb_einwilligung. Gespeichert wird nur eine Summe je Tag, getrennt nach Fassung des Hinweises, Geräteart (Handy oder Computer) und Art der Seite, ohne IP-Adresse, ohne Kennung, ohne Uhrzeit und ohne Cookie. Deine IP-Adresse hält der Server nur kurz im Arbeitsspeicher, um übermäßig viele Meldungen zu bremsen. Damit sehen wir, wie viele zustimmen, und können nachweisen, dass der Hinweis niemanden zu einer Wahl drängt. Grundlage ist unser berechtigtes Interesse daran (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Summen lassen keinen Rückschluss auf dich zu.

Übermittlung in die USA: Google und Meta können Daten an ihre Muttergesellschaften Google LLC und Meta Platforms, Inc. in den Vereinigten Staaten übermitteln. Beide sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, das die EU-Kommission als angemessen anerkannt hat (Art. 45 DSGVO).

Widerruf: Du kannst deine Auswahl jederzeit ändern oder widerrufen, über „Cookie-Einstellungen“ unten auf jeder unserer öffentlichen Seiten oder direkt hier: Cookie-Einstellungen öffnen. Hast du ein Konto, geht es auch dort unter „Einstellungen“ in der Karte „Statistik und Werbung“: „Alles widerrufen“ nimmt die Einwilligung aus dem Cookie-Hinweis und den Haken zurück. Mit dem Widerruf löschen wir die genannten Cookies in deinem Browser, soweit er das zulässt, laden die Dienste nicht mehr, melden nichts mehr von unserem Server und leeren die Angaben an deinem Konto. Was bis dahin übermittelt wurde, bleibt rechtmäßig. Was Google und Meta schon gespeichert haben, löschen sie nach ihren eigenen Fristen; deine Rechte dazu kannst du auch direkt bei ihnen geltend machen.

11. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist bzw. gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Nach Löschung deines Kontos werden zugehörige Daten gelöscht, soweit oben keine eigene Frist genannt ist und keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

12. Deine Rechte

• Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18).
• Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21).
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3).
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77).

Zur Ausübung genügt eine E-Mail an [email protected].

13. Nutzerinnen und Nutzer in der Schweiz

Für Personen in der Schweiz gilt zusätzlich das Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG). Die oben beschriebenen Verarbeitungen und Schutzmassnahmen sind dieselben; die Begriffe unterscheiden sich teilweise. Was die DSGVO „Auftragsverarbeitung" nennt, heisst im revDSG „Auftragsbearbeitung" (Art. 9 revDSG), und aus „personenbezogenen Daten" werden „Personendaten".

• Deine Rechte: Auskunft (Art. 25 revDSG), Berichtigung, Löschung und Herausgabe oder Übertragung deiner Daten (Art. 28 revDSG) sowie Widerspruch gegen eine Bearbeitung. Eine E-Mail an [email protected] genügt, genau wie oben.
• Aufsicht: Beschwerden richtest du an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern. Die Beschwerde bei einer EU-Aufsichtsbehörde bleibt daneben möglich.
• Datenfluss: Anwendung, Datenbank und die KI-Verarbeitung im Chat und im Postfach liegen in der EU. Die Schweiz und die EU erkennen das Datenschutzniveau der jeweils anderen Seite als angemessen an, für die Übermittlung braucht es deshalb keine zusätzlichen Garantien. Ausgenommen sind die Auslieferung über Cloudflare, die Anbindung über Nylas und, ab ihrem Umzug, unsere E-Mail-Postfächer bei Microsoft (siehe Abschnitt 9) sowie der Telefon-Assistent und der Test-Anruf (siehe Abschnitte 6a und 6b), für die die Standardvertragsklauseln gelten (Art. 16 Abs. 2 lit. d revDSG), und die freiwilligen Telegram-Benachrichtigungen (siehe Abschnitt 5), für die deine ausdrückliche Einwilligung gilt (Art. 17 Abs. 1 lit. a revDSG). Google und Meta nach deiner Einwilligung (siehe Abschnitt 10) und die Anbieter der Videos (siehe Abschnitt 2) übermitteln in die USA an Unternehmen, die nach dem Data Privacy Framework zertifiziert sind; der Bundesrat erkennt das für zertifizierte Unternehmen als angemessen an (Art. 16 Abs. 1 revDSG).
• Vertretung in der Schweiz: Eine Vertretung nach Art. 14 revDSG ist nur vorgeschrieben, wenn die Bearbeitung umfangreich, regelmässig und mit einem hohen Risiko verbunden ist. Das trifft auf uns derzeit nicht zu. Sollte sich das ändern, benennen wir eine Vertretung und veröffentlichen sie an dieser Stelle.

14. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Verarbeitung oder die Rechtslage ändert.