Lektion 9 von 19 · Auf deiner Website live gehen · 0:53
Zugänge für Mitarbeiter
Die Stimme in diesem Video ist mit KI erzeugt.
Unter Konto, Zugänge lädst du Mitarbeiter mit Name und E-Mail-Adresse ein, damit sie im Hub sehen, was hereinkommt. Was sie darüber hinaus dürfen, etwa Öffnungszeiten pflegen oder die Abrechnung ansehen, schaltest du je Person frei.
In Kürze
- Jeder im Team meldet sich mit eigener Adresse und eigenem Passwort an. Niemand braucht deine Zugangsdaten.
- Ein Zugang sieht im Hub Anfragen, Gespräche und Termine aller deiner Assistenten. Nutzt du das Telefon, ruft er aus dem Hub zurück und hakt Rückrufe ab. Nutzt du den Postfach-Assistenten, sendet oder verwirft er dort die vorbereiteten Antworten.
- Mein Assistent, Konto und Abrechnung bleiben bei dir, bis du unter Was darf …? etwas freischaltest, zum Beispiel Leistungen und Öffnungszeiten für den Empfang oder Tarif und Verbrauch ansehen für die Buchhaltung. Was nicht freigeschaltet ist, sieht ein Zugang gar nicht erst.
- Unter Verlauf siehst du, wer sich wann angemeldet und was erledigt hat. Wer geht, den sperrst du mit einem Klick, und er ist sofort abgemeldet.
- Zugänge gibt es ab dem Tarif Partner, dort unbegrenzt viele.
Schritt für Schritt
Klick im Menü auf Konto und oben auf den Reiter Zugänge.
Unter Jemanden einladen trägst du Name und E-Mail-Adresse ein. Darunter steht Was darf Lisa?: oben fest Immer dabei, also Anfragen, Gespräche und Termine aller deiner Assistenten sehen und Aufgaben abhaken, darunter Schalter, alle aus. Soll Lisa etwa die Öffnungszeiten pflegen, schalte Leistungen und Öffnungszeiten ein. Dann klickst du auf Einladen.
Die Einladung geht per Mail direkt an diese Adresse, im Betreff steht „Dein Zugang bei“ und der Name deines Betriebs. Den Link darin siehst du nicht, so kommt nur die Person selbst hinein.
Unter Vergebene Zugänge steht sie jetzt mit dem Etikett Einladung offen. Der Link in der Mail gilt 14 Tage.
Sie klickt in der Mail auf Passwort setzen, gibt zweimal ein Passwort mit mindestens 8 Zeichen ein und klickt auf Passwort setzen und loslegen. Danach ist sie angemeldet.
Ab dann meldet sie sich auf der Anmeldeseite mit ihrer Adresse und ihrem Passwort an. Die Adresse der Anmeldeseite steht in der Mail, der Knopf darin gilt nur einmal.
Ohne Schalter stehen bei ihr im Menü nur Start, Hub und Hilfe, darunter die Academy. Jeder Bereich, den du freischaltest, kommt dazu, etwa Mein Assistent oder Konto, und steht auf ihrer Startseite unter Außerdem für dich freigeschaltet. Über ihren Namen oben rechts kommt sie zu Mein Zugang, ändert dort ihr Passwort und sieht, was sie darf.
Rechts in jeder Zeile der Liste steht, solange die Einladung offen ist, Einladung erneut, danach Link zum Zurücksetzen. Immer da sind Was darf Lisa?, Verlauf, Sperren (bei einem gesperrten Zugang Freigeben) und der Papierkorb. Jeder Schalter unter Was darf Lisa? gilt sofort, ohne neue Anmeldung, und steht in ihrem Verlauf.
Sperren meldet die Person sofort ab, Freigeben lässt sie wieder hinein. Der Papierkorb entfernt den Zugang ganz, sein Verlauf geht dabei mit.
Beispiel aus der Praxis
Lisa im Büro liest selbst, was über Nacht hereinkam
Bei Sanitär Brinkmann sitzt Lisa Krämer im Büro. Bisher hat Anna Brinkmann ihr morgens vorgelesen, was über Nacht hereinkam. Jetzt lädt Anna sie mit [email protected] ein.
Am nächsten Morgen öffnet Lisa den Hub. Unter Anrufe steht ein Rückrufwunsch von Petra Wendt, die Heizung macht Geräusche. Lisa ruft über Zurückrufen an, schreibt mit Notiz hinzufügen „Kundin erreicht, Wartung am Donnerstag“ dazu und klickt auf Als erledigt abhaken. Anna sieht abends im Hub, dass der Rückruf erledigt ist, und bei Lisa unter Verlauf „Notiz geschrieben“ und „Rückruf abgehakt“.
Zweites Beispiel: Eine Physiotherapie-Praxis mit zwei Kräften am Empfang gibt jeder einen eigenen Zugang statt eines gemeinsamen Passworts. Hat die Praxis am Assistenten unter Datenschutz „Anderer Heilberuf“ gewählt, werden keine Verläufe gespeichert, auch nicht für den Empfang. Im Hub stehen dann bei jedem Anruf Zeitpunkt, Dauer und Ergebnis. Name und Rückrufnummer stehen in der Mail an die Praxis und bei einer Buchung im Kalender. Abhaken geht, Notizen werden dann nicht gespeichert.
Wo es oft hakt
Sie sieht „Dieser Bereich ist für dich nicht freigeschaltet“.
Klick bei ihr in der Liste auf Was darf Lisa? und schalte das passende Recht ein, etwa Tarif und Verbrauch ansehen für die Abrechnung. Es gilt beim nächsten Klick, ohne neue Anmeldung. Dein Passwort, der Support-Zugriff und die Zustimmung zum AVV bleiben immer bei dir.
Statt des Formulars steht „Im Tarif Start meldest nur du dich an“.
In Chat und Start gibt es eine Anmeldung, und die bist du. Über Tarife ansehen wechselst du auf Partner. Wechselst du später in einen kleineren Tarif, behält jeder seinen Zugang, nur neue gehen nicht mehr.
„Das ist die Adresse des Kontoinhabers.“
Deine eigene Adresse kann kein Zugang sein, du hast schon vollen Zugang. Lad die Mitarbeiterin mit ihrer eigenen Adresse ein.
Die Einladung ist nicht angekommen.
Sieh zuerst die Adresse in ihrer Zeile an. Ist sie vertippt, lässt sie sich nicht ändern: Papierkorb, dann mit der richtigen Adresse neu einladen. Stimmt sie, klick auf Einladung erneut, das geht auch nach den 14 Tagen. Stand nach dem Einladen „Der Zugang ist angelegt, die Einladungsmail ging aber nicht raus“, ist das derselbe Weg.
Sie landet auf „Dieser Link gilt nicht mehr“.
Meist hat sie ihr Passwort schon gesetzt und den Knopf in der Mail ein zweites Mal geklickt. Über Zur Anmeldung meldet sie sich mit Adresse und Passwort an. Steht bei dir noch Einladung offen, war der Link abgelaufen oder aus einer älteren Mail, denn es gilt nur die neueste Einladung. Schick sie erneut.
Sie hat ihr Passwort vergessen.
Auf der Anmeldeseite unter Passwort vergessen? bekommt sie einen Link, der 60 Minuten gilt. Oder du klickst bei ihr auf Link zum Zurücksetzen, der gilt 24 Stunden. Ihr Passwort siehst du dabei nie.
„Dieses Passwort nutzt du schon für ein anderes Konto mit derselben E-Mail-Adresse.“
Bei der Anmeldung entscheidet das Passwort, wo sie landet. Sie nimmt ein anderes.
Im Hub steht „Mitschreiben ist aus“, oder ihre Notiz wird nicht gespeichert.
Dann sieht auch sie nur Zahlen, keine Gespräche. Einschalten kannst du, unter Mein Assistent in deinem Assistenten, oder du schaltest ihr Datenschutz am Assistenten frei. Für den Chat: Karte KI-Assistent, links Datenschutz, dann Gesprächsverläufe speichern. Für Anrufe und Notizen: Kachel Telefon, unter Mitschreiben und SMS der Schalter Telefonate mitschreiben. Bei einem Beruf mit Schweigepflicht bleibt beides aus.
Die Einladung heißt „Dein Zugang bei Anna Brinkmann“.
Dann fehlt der Name deines Betriebs. Trag ihn im Fenster deines Assistenten (Karte KI-Assistent) unter Wer er ist bei So nennt er den Betrieb ein, die nächste Mail trägt ihn. Am Telefon stellt sich dein Assistent mit demselben Namen vor.
Sie sieht nur eine Sperrseite.
„Das Konto braucht noch eine Zustimmung“, „Das Konto ist gerade nicht aktiv“ oder „Beim Konto ist eine Zahlung offen“ betreffen dein Konto, nicht ihren Zugang. Bei den letzten beiden antworten auch Chat und Telefon nicht. Melde dich selbst an und erledige es, danach arbeitet sie sofort weiter.
So prüfst du, ob es klappt
In der Liste ist Einladung offen verschwunden, unter Verlauf steht „Zugang eingerichtet“. Hinter „zuletzt aktiv“ steht der Tag ihrer letzten Anmeldung mit Passwort, direkt nach dem Einrichten also noch „noch nie“.
Frag sie, was sie sieht: oben rechts ihren Namen mit „Zugang“ darunter, links Start, Hub, Hilfe und die Academy, dazu genau die Bereiche, die du ihr freigeschaltet hast.
Öffnet sie den Hub, sieht sie dieselben Anfragen wie du.
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