Lektion 19 von 19 · Postfach im Alltag · 0:52
Antworten aus dem Postfach freigeben
Die Stimme in diesem Video ist mit KI erzeugt.
Im Hub unter Postfach liest du die Antworten, die dein Assistent auf neue Mails vorbereitet hat, und schickst jede mit einem Klick ab, verwirfst sie oder holst eine falsch aussortierte Mail zurück.
In Kürze
- Unter Wartet auf dich stehen die fertigen Antworten. Von selbst geht nichts raus. Du gibst jede einzeln mit Senden frei oder sendest sie in Outlook.
- Die Antwort geht aus eurem Postfach an den Absender der Mail, mit der Signatur, die ihr hinterlegt habt. Ändern kannst du sie vorher in Outlook unter Entwürfe.
- Stehen Termine im Entwurf, prüft Senden sie noch einmal gegen den Kalender. Ist eine Zeit inzwischen vergeben, geht nichts raus, und Neu vorbereiten schreibt eine Antwort mit freien Zeiten.
- Einen Entwurf, den du nicht brauchst, verwirfst du. Eine Mail ohne Entwurf hakst du mit Erledigt ab, fälschlich aussortierte Werbung holst du mit einem Klick zurück in den Posteingang.
- Das können der Inhaber und jeder mit einem Zugang für den Betrieb. Als Partner siehst du beim Postfach eines Kunden nur Zahlen und Zustand.
Schritt für Schritt
Auf Start steht die Karte „Postfach heute“ mit der Zahl der Antworten, die auf dich warten. Ansehen führt in den Hub, Reiter Postfach, sonst klickst du im Menü auf Hub und dort auf Postfach.
Oben im Reiter steht das Postfach mit „Liest mit“ und wann zuletzt eine Mail eingeordnet wurde. Bei mehreren Postfächern, etwa info@ und rechnung@, wählst du darüber eins aus.
Unter Wartet auf dich steht jede Mail mit Absender, Betreff und ihrer Art, meist Anfrage oder Termin. Eilige tragen zusätzlich das rote Etikett „Dringend“.
Unter jeder Mail steht der Entwurf mit An, Betreff und Text. Nennt er Termine, steht darunter: „Die Zeiten kommen aus dem Kalender. Vor dem Senden prüfen wir noch einmal, ob sie frei sind.“
Passt die Antwort, klick auf Senden und bestätige die Rückfrage „Antwort senden?“ mit Senden. Die Mail geht an den Absender und verschwindet aus Wartet auf dich.
Willst du etwas ändern, klick unter dem Entwurf auf Outlook öffnen und bearbeite ihn dort unter Entwürfe. Danach sendest du ihn in Outlook, oder du lädst den Reiter neu und sendest hier, dann prüft Senden auch die Zeiten.
Braucht die Mail keine Antwort, klick auf Verwerfen. Der Entwurf wird aus dem Postfach gelöscht, die Mail selbst bleibt, wo sie ist.
Unter Dringend stehen markierte Mails, die noch offen sind. Fehlt eine fertige Antwort, schreibt der Assistent mit Antwort vorbereiten eine, oder du hakst die Mail mit Erledigt ab, etwa wenn du schon angerufen hast.
Ganz unten führt Alle Mails ansehen zu allem, was eingeordnet ist, mit Filtern wie Bereit zum Senden und Dringend. Dort wählst du unter Art eine andere Art, und eine echte Mail im Ordner Werbung holst du mit Keine Werbung, zurück in den Posteingang zurück.
Ist eine Zeit im Entwurf inzwischen vergeben oder schon vorbei, geht beim Senden nichts raus, und unter der Mail steht, welche. Klick dann auf Jetzt neu vorbereiten, lies die neue Antwort und sende sie.
Als Partner öffnest du unter Kunden den Betrieb und den Reiter Postfach. Dort stehen unter Heute in diesem Postfach nur Zahlen, senden und verwerfen kann nur der Betrieb.
Dein eigenes Postfach als Partner öffnest du an deinem Agenten über die Kachel Postfach und Mails ansehen. Die fertigen Antworten stehen dort unter Bereit zum Senden, mit denselben Knöpfen.
Beispiel aus der Praxis
Montagmorgen: lesen, eine vergebene Zeit neu holen, senden
Sanitär Brinkmann. Montag, 7:40 Uhr, Lisa Krämer öffnet den Hub. Unter Wartet auf dich steht Anna Albers, sie hat am Samstag nach der Wartung ihrer Therme gefragt, „am liebsten vormittags“. Der Entwurf bietet ihr Zeiten am Vormittag an, die erste am Dienstag, 13.10., um 08:00 Uhr.
Lisa klickt auf Senden, doch statt des Versands steht dort: „Diese Zeit im Entwurf ist nicht mehr frei.“ Am Sonntag hat Petra Wendt genau diesen Termin am Telefon bekommen. Lisa klickt auf Jetzt neu vorbereiten, liest die neuen Zeiten und sendet. Mittags schreibt Frau Albers: „Mittwoch 9 Uhr passt.“ Über die Mail wird nichts gebucht, also trägt Lisa den Termin selbst in den Kalender ein und bestätigt ihn mit einer kurzen Antwort aus Outlook. Ab dann ist die Zeit auch für Telefon und Chat belegt. Liegt zu der Zusage ein neuer Entwurf mit Zeitvorschlägen bereit, verwirft Lisa ihn.
Die Herbstaktion vom Großhandel ist richtig in der Werbung gelandet, die Anfrage einer Hausverwaltung zu zwölf Thermenwartungen leider auch. Lisa stellt sie unter Alle Mails ansehen bei Art auf „Anfrage“. Damit liegt sie wieder im Posteingang, und ein Klick auf Antwort vorbereiten schreibt die Antwort.
Kfz Lorenz, als Partner. Jonas Weber sieht bei Kfz Lorenz seit zwei Tagen „Antworten warten beim Betrieb: 4“ und ruft an. Die Werkstatt wusste nicht, wo die Antworten liegen.
Wo es oft hakt
Der Kunde hat eine Zeit gewählt, im Kalender steht sie nicht.
Eine Antwort per Mail bucht nichts. Trag den Termin selbst ein, sonst vergibt ihn das Telefon oder der Chat noch einmal. Die Bestätigung mit Tag und Uhrzeit sendest du aus Outlook, im Hub hält Senden sie an, weil die Zeit dann belegt ist.
Zu einer Mail liegt keine Antwort bereit.
Von selbst schreibt er nur auf Anfragen und Termine. Für jede andere Mail, oder wenn bei einer Anfrage keine entstanden ist, klickst du unter Alle Mails ansehen auf Antwort vorbereiten. Meldet er, kein Entwurf bestehe die Prüfung, schreib die Antwort selbst in Outlook.
Eine Antwort auf eine Terminanfrage nennt keine Zeiten.
Steht oben „Der Assistent hat keinen Kalender verbunden“, fragt er nach Wunschzeiten, Kalender verbinden führt zum Weg. Ein Demo-Kalender des Partners zählt dabei nicht. Dasselbe passiert, wenn in den nächsten zwei Wochen nichts frei ist. Sonst prüf die Art: Zeiten setzt er nur bei „Termin“ ein. Stell sie unter Alle Mails ansehen um und klick dann unter Wartet auf dich auf Neu vorbereiten.
Deine Änderungen aus Outlook sind weg.
Neu vorbereiten schreibt den ganzen Entwurf neu und löscht den alten. Nach Änderungen in Outlook lädst du den Reiter neu und sendest, ohne neu vorzubereiten.
Senden meldet, der Entwurf habe sich geändert, gehe an weitere Empfänger oder sei nicht mehr da.
Dann hat ihn jemand in Outlook bearbeitet, gesendet oder gelöscht. Lade die Seite neu und sieh ihn dir noch einmal an. Ob er schon raus ist, steht in Outlook unter Gesendete Elemente.
In den Antworten steht oft, dass ihr euch dazu meldet.
Dem Assistenten fehlt das Wissen. Ergänz es in der Wissensdatenbank, als Mitarbeiter sagst du es der Person, die dir den Zugang gegeben hat. Danach klickst du bei offenen Entwürfen auf Neu vorbereiten. Dasselbe gilt nach einer neuen Signatur.
Eine Mail fehlt.
Schau unter Alle Mails ansehen, ob sie bei Werbung liegt. Er liest nur neue Mails im Posteingang, also keine von vor dem Einschalten und keine, die eine Outlook-Regel gleich in einen anderen Ordner legt. Wartet auf dich zeigt Antworten der letzten 14 Tage, ältere liegen weiter in Outlook unter Entwürfe.
„Solange er nicht mitliest, lässt sich hier nichts senden.“
Den Grund und den Weg nennt der Kopf des Reiters. Als Mitarbeiter sagst du der Person Bescheid, die dir den Zugang gegeben hat, das gilt auch für den Kalender.
Bei info@ ist der Entwurf in Outlook nicht zu finden.
Bei einem geteilten Postfach liegt er in den Entwürfen der Person, die es verbunden hat, mit info@ als Absender. Wer das ist, steht unter jedem Entwurf.
Mehr steht unter Hilfe im Abschnitt zum Postfach.
So prüfst du, ob es klappt
Oben im Reiter Postfach steht „Liest mit“ und „Zuletzt eingeordnet heute, …“.
Schick von einer anderen Adresse eine Terminanfrage an das Postfach, etwa „Ich hätte gern einen Termin für eine Heizungswartung, am liebsten vormittags“. Lade den Reiter nach ein paar Minuten neu. Dann steht sie unter Wartet auf dich mit der Art „Termin“ und, bei verbundenem Kalender, mit freien Zeiten am Vormittag. Bei einem geteilten Postfach wie info@ kann es etwas länger dauern.
Sende die Antwort. Sie kommt bei dir an, mit eurer Signatur oder, ohne Signatur, mit Gruß und Namen des Betriebs, und unten im Reiter steht „1 Antwort gesendet“.
Passt dazu
Fertig mit dieser Lektion?
Das war die letzte Lektion.
Offen sind noch 19 Lektionen, in der Übersicht siehst du, welche.
Selbst ausprobieren?
Gib die Website deines Betriebs ein, der Assistent baut sich daraus in unter einer Minute.