Lektion 8 von 19 · Auf deiner Website live gehen · 0:58
Datenschutz und der fertige Absatz
Die Stimme in diesem Video ist mit KI erzeugt.
Unter Datenschutz an deinem Assistenten entscheidest du, ob und wie lange Gespräche gespeichert werden, und holst dir den fertigen Absatz für deine Datenschutzerklärung, passend zu genau dieser Einstellung.
In Kürze
- Schon erledigt: Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) mit uns hast du bei der Anmeldung abgeschlossen, und das Chatfenster zeigt von selbst, dass eine KI antwortet.
- Du entscheidest, ob Gespräche gespeichert werden und wie lange: 30, 90 oder 180 Tage. Danach werden sie automatisch gelöscht.
- Der Absatz für deine Datenschutzerklärung passt zu deiner Einstellung, mit oder ohne Speichern.
- Will jemand seinen Chat gelöscht haben, löschst du das Gespräch mit zwei Klicks.
- Praxis, Kanzlei oder Steuerberatung: Du wählst deinen Beruf, dann wird nichts mitgeschrieben.
Der Absatz ist eine Arbeitsgrundlage, keine Rechtsberatung.
Schritt für Schritt
Klick links auf Mein Assistent, öffne deinen Assistenten und klick auf die Karte in der Mitte, KI-Assistent. Links im Fenster wählst du Datenschutz, am Handy scrollst du dorthin.
Beim Schalter Gesprächsverläufe speichern heißt aus: Dein Assistent antwortet und legt nichts ab. An heißt: Du kannst nachlesen, worum es ging, und siehst, wer der Interessent war.
Bei Aufbewahrung wählst du 30, 90 oder 180 Tage, gezählt ab der letzten Nachricht eines Gesprächs. Das gilt sofort, ein Speichern-Knopf ist nicht nötig.
Hinter dem Satz „Der Chat gehört in deine Datenschutzerklärung.“ klickst du auf Fertigen Textbaustein anzeigen und dann ins Textfeld, so ist alles markiert. Kopier den Text mit Strg+C, am Mac mit Cmd+C.
Ersetz „[E-Mail-Adresse des Betriebs]“ durch deine Adresse und füg den Absatz in die Datenschutzerklärung deiner Website ein. Pflegt jemand anderes deine Website, schick ihm den Text.
Nimmt dein Assistent Anrufe an, klick auf die Karte Telefon und scroll zu Mitschreiben und SMS. Dort steht der Absatz fürs Telefon, wieder hinter Fertigen Textbaustein anzeigen, und der Schalter Telefonate mitschreiben. Die Frist teilt sich das Telefon mit dem Chat.
Ein einzelnes Gespräch löschst du unter Gespräche ansehen oder im Hub unter Chat, jeweils mit dem Mülleimer und Löschen. Der Verlauf ist dann endgültig weg.
Bist du etwa Arzt, Physiotherapeut, Anwalt oder Steuerberater, wählst du oben unter Beruf mit Schweigepflicht deinen Beruf. Dann schreibt dein Assistent weder Chats noch Telefonate mit, und der Absatz wechselt in die Fassung ohne Speichern.
Beispiel aus der Praxis
90 Tage speichern, ein Gespräch auf Wunsch löschen
Anna Brinkmann von Sanitär Brinkmann lässt Gespräche 90 Tage speichern. Petra Wendt fragt abends im Chat nach einer Heizungswartung und hinterlässt ihre Mailadresse. Bevor Anna am Morgen antwortet, liest sie unter Gespräche ansehen nach, was Frau Wendt schon geschrieben hat, und muss nicht alles noch einmal fragen.
Drei Wochen später möchte Petra Wendt per Mail, dass ihre Daten gelöscht werden. Anna öffnet Gespräche ansehen, findet das Gespräch an der Mailadresse und löscht es. Ihre eigene Antwortmail an Frau Wendt liegt in ihrem Postfach, die löscht sie dort selbst.
Bei Physio am Markt läuft es anders. Die Praxis wählt „Anderer Heilberuf (Heilpraktiker, Physio, Hebamme, Pflege)“. Ihr Assistent beantwortet weiter Fragen und bucht Termine, gespeichert wird kein Gespräch. Hilft ihr jemand von außen bei der Einrichtung und sieht dabei Anfragen, verpflichtet sie ihn vorher zur Verschwiegenheit. Die Vorlage steht unter Hilfe, Abschnitt Was du rechtlich brauchst.
Wo es oft hakt
Der Schalter lässt sich nicht einschalten.
Dann ist oben ein Beruf gewählt, darunter steht „Gesperrt, weil oben … ausgewählt ist.“ Stimmt die Auswahl nicht, stell sie auf „Kein Beruf mit Schweigepflicht“ und schalte das Speichern selbst wieder ein, von allein geht es nicht an. Dasselbe gilt für Telefonate mitschreiben.
Der Absatz ist veraltet.
Er passt nur zur aktuellen Einstellung. Änderst du Speichern, Frist oder Beruf, kopier ihn neu und tausch ihn auf deiner Website aus.
Im letzten Satz steht ein falscher Name.
Der Absatz nimmt den Namen deines Assistenten, der oben im Fenster steht. Ist das nicht der Name deines Betriebs, etwa „Neuer Assistent“, ersetz ihn im kopierten Text.
Chat und Telefon stehen doppelt.
Beide Absätze enthalten „Terminvereinbarung“ und den Schlussabsatz zu Auskunft und Löschung. Auf deiner Website brauchst du beides nur einmal.
Speichern ist aus, und jemand will gelöscht werden.
Ausschalten löscht nichts rückwirkend. Gespeichertes bleibt bis zum Ende der Frist, wird aber nicht mehr angezeigt. Schalte das Speichern kurz ein, lösch das Gespräch und schalte wieder aus. Ist oben ein Beruf gewählt, geht das nicht, dann schreib uns über Hilfe und Zum Support.
Bei einem Anruf bleibt nach dem Löschen etwas stehen.
Der Mülleimer löscht die Umschrift. Kurzfassung, Name und Rückrufnummer am Anruf im Hub bleiben bis zum Ende der Frist. Soll das früher weg, schreib uns über Hilfe und Zum Support, mit der Vorgangsnummer.
Deine Mitarbeiter sehen keinen Mülleimer.
Löschen kannst nur du als Inhaber. Mitarbeiter mit Zugang lesen die Gespräche im Hub, löschen können sie nicht.
Im Hub lässt sich keine Notiz zu einem Anruf speichern.
Dann ist Telefonate mitschreiben aus. Der Schalter liegt im Telefonfenster unter Mitschreiben und SMS, nicht unter Datenschutz. Bei einem Beruf mit Schweigepflicht bleibt er aus.
So prüfst du, ob es klappt
Schreib selbst eine Nachricht ins Chatfenster auf deiner Website. Unter Gespräche ansehen steht dann das Gespräch, oben mit deiner Frist, etwa „Aufbewahrung 90 Tage“.
Öffne den Textbaustein: Die Tage im Absatz sind die bei Aufbewahrung. Ist das Speichern aus, steht dort „Den Gesprächsverlauf speichern wir nicht.“
Bei einer Praxis steht links im Fenster unter Datenschutz „Schweigepflicht:“ mit deinem Beruf, und der Schalter ist grau.
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