Lektion 17 von 19 · Telefon im Alltag · 0:41
Für Mitarbeiter: dein Tag im Hub
Die Stimme in diesem Video ist mit KI erzeugt.
Mit deinem eigenen Zugang findest du im Hub unter „Mir zugewiesen“ deine Rückrufe, rufst zurück, schreibst eine Notiz dazu und hakst sie ab.
In Kürze
- Du meldest dich mit deiner eigenen E-Mail-Adresse und deinem eigenen Passwort an. Niemand muss dir seine Zugangsdaten geben.
- Im Menü stehen für dich Start, Hub, Hilfe und die Academy, dazu, was dir freigeschaltet wurde. Im Hub steht alles, was bei deinem Betrieb hereinkommt: Anrufe unter Anrufe, Anfragen über die Website unter Chat.
- Wird dir ein Rückruf zugewiesen, bekommst du eine kurze Mail und findest ihn im Hub unter Mir zugewiesen.
- Zurückrufen, Notiz dazu, abhaken: Dann sieht jeder im Betrieb, dass es erledigt ist, und niemand ruft ein zweites Mal an.
- Dein Passwort änderst du selbst unter Mein Zugang, dort steht auch, was du darfst. Was dir nicht freigeschaltet ist, etwa Kalender, Telefon oder die Einstellungen des Assistenten, ändert die Person, die dir den Zugang gegeben hat. Sie kann es dir auch freischalten. In der Hilfe unter Wen du fragst steht, wann du ihr Bescheid sagst.
Schritt für Schritt
Öffne die Mail mit dem Betreff „Dein Zugang bei“ und dem Namen deines Betriebs und klick auf Passwort setzen. Gib dein Passwort zweimal ein, mindestens 8 Zeichen, und klick auf Passwort setzen und loslegen, dann bist du angemeldet.
Ab dann meldest du dich mit E-Mail und Passwort auf der Anmeldeseite an, deren Adresse in der Einladungsmail steht. Heb sie dir auf, denn der Knopf in der Mail gilt nur einmal.
Klick im Menü auf Hub oder auf deiner Startseite auf Anfragen und Gespräche. Steht dann die Liste „Deine Betriebe“ da, klick auf deinen Betrieb.
Oben im Hub stehen Rückrufe offen, Anrufe heute, Anfragen und Termine im Monat. Ein Klick auf Rückrufe offen zeigt alle Rückrufe des Betriebs, die noch niemand abgehakt hat.
Im Reiter Anrufe klickst du auf den Filter Mir zugewiesen. Dort stehen deine Rückrufe mit der Marke „Du“, die offenen sind orange umrandet.
Ein Klick auf die Karte öffnet rechts den Vorgang, mit Name, Telefon und Anliegen, wenn dein Betrieb Telefonate mitschreiben lässt. Zurückrufen wählt die Nummer am Handy, am Rechner klickst du auf die Nummer daneben, dann ist sie kopiert.
Nach dem Gespräch klickst du auf Notiz hinzufügen, schreibst kurz, was du getan hast, und klickst auf Notiz speichern. Ist die Sache erledigt, klickst du oben auf Als erledigt abhaken.
Mit Nächster unten im Fenster gehst du zum nächsten Vorgang. Sind alle Rückrufe des Betriebs erledigt, steht bei Rückrufe offen eine 0 und darunter „niemand wartet“.
Brauchst du ein Bild, etwa vom Schaden, klick im Vorgang auf Fotos anfordern, schreib dazu, was fotografiert werden soll, und klick auf Per SMS schicken. Der Anrufer bekommt einen Link, seine Fotos erscheinen beim Vorgang. Den Knopf gibt es, sobald die Person, die dir den Zugang gegeben hat, „Fotos anfordern“ für dich einschaltet.
Willst du einen offenen Rückruf übernehmen, wähl im Vorgang unter Zuständig deinen Namen mit „(du)“. Gibt es offene Rückrufe, um die sich noch niemand kümmert, findest du sie unter dem Filter Nicht zugewiesen.
Dein Passwort änderst du über deinen Namen oben rechts, am Handy über den Kreis mit deinen Anfangsbuchstaben. Auf Mein Zugang füllst du Bisheriges Passwort, Neues Passwort und Neues Passwort wiederholen aus und klickst auf Passwort ändern.
Beispiel aus der Praxis
Lisas Montag mit drei Rückrufen
Sanitär Brinkmann. Am Sonntagabend hat Anna Brinkmann drei Rückrufbitten vom Wochenende unter Zuständig an Lisa Krämer gegeben. Lisa bekommt dazu kurze Mails, etwa „Dir wurde ein Rückruf zugewiesen: Vorgang #1042 bei Sanitär Brinkmann“. Name und Nummer des Anrufers stehen nicht darin, die sieht sie erst nach der Anmeldung.
Montag, 7:45 Uhr, öffnet Lisa den Hub und klickt auf Mir zugewiesen. Oben steht Petra Wendt, die Heizung macht Geräusche. Lisa ruft zurück, notiert „Kundin erreicht, Wartung am Donnerstag vereinbart“ und hakt ab. Beim zweiten Anrufer, Beratung zur Badsanierung, nimmt niemand ab. Lisa notiert „Nicht erreicht, versuche es um 11 Uhr wieder“ und lässt ihn offen, so ruft Anna nicht noch einmal selbst an. Der dritte meldet einen verstopften Abfluss. Lisa klickt auf Fotos anfordern und schreibt „Bitte ein Foto vom Abfluss und vom Rohr unter dem Becken“, damit niemand umsonst hinfährt.
Physio am Markt. Weil die Praxis unter Schweigepflicht arbeitet, schreibt der Assistent am Telefon nicht mit. An den Karten steht deshalb „Keine Angaben gespeichert“, Uhrzeit, Dauer, Ergebnis und Vorgangsnummer stehen trotzdem da. Der Empfang findet Name und Nummer in der Mail an die Praxis mit derselben Vorgangsnummer, ruft zurück und hakt im Hub ab. Notizen und Fotos gibt es hier nicht, und das ist so gewollt.
Wenn du selbst Zugänge vergibst, sag beim Einladen dazu: „Setz dein Passwort und heb dir die Anmeldeadresse aus der Mail auf, der Knopf darin geht nur einmal. Morgens schaust du im Hub unter Mir zugewiesen nach, und was erledigt ist, hakst du mit einer Notiz ab.“
Wo es oft hakt
„Dieser Link gilt nicht mehr.“
Der Knopf in der Einladung gilt nur einmal. Hast du dein Passwort schon gesetzt, klick auf Zur Anmeldung. Hast du noch keins, ist die Einladung nach 14 Tagen abgelaufen, dann bitte um eine neue.
„Dieses Passwort nutzt du schon für ein anderes Konto mit derselben E-Mail-Adresse.“
Bei der Anmeldung entscheidet das Passwort, wo du landest. Nimm für diesen Zugang ein eigenes.
Nach „Rückruf ansehen“ in der Mail landest du auf der Startseite.
Warst du abgemeldet, führt die Anmeldung auf Start statt zum Rückruf. Klick im Menü auf Hub und dann auf Mir zugewiesen.
„Keine Angaben gespeichert“, kein Knopf Zurückrufen, und die Notiz lässt sich nicht speichern.
Dann wird für deinen Betrieb nicht mitgeschrieben. Name und Nummer stehen in der Mail an den Betrieb mit derselben Vorgangsnummer, bei einer Buchung auch im Kalender. Einschalten kann das nur die Person, die dir den Zugang gegeben hat, und bei Schweigepflicht bleibt es aus.
Fotos anfordern klappt nicht.
Fehlt der Knopf, ist „Fotos anfordern“ für dich noch nicht eingeschaltet. Heißt es „Fotos anfordern ist hier noch aus“, sind am Assistenten keine Dateien erlaubt. Beides kann nur die Person einschalten, die dir den Zugang gegeben hat. Steht statt „SMS ist raus“ ein Link, ging keine SMS raus: Schick den Link dem Anrufer selbst, die Fotos landen trotzdem beim Vorgang.
Erledigte Rückrufe stehen weiter unter „Mir zugewiesen“.
Das ist so gewollt, sie tragen dann einen grünen Haken. Was noch offen ist, erkennst du am orangen Rand. Aus Versehen abgehakt? Klick noch einmal auf den Haken, dann ist der Rückruf wieder offen.
„Dein Zugang ist gesperrt“ oder eine Seite wie „Beim Konto ist eine Zahlung offen“.
Ein neues Passwort hilft dann nicht. Sag der Person Bescheid, die dir den Zugang gegeben hat, bei einer offenen Zahlung sofort, denn dann antworten auch Chat und Telefon nicht.
Passwort vergessen.
Auf der Anmeldeseite unter Passwort vergessen? bekommst du einen Link, der 60 Minuten gilt. Oder die Person, die dir den Zugang gegeben hat, schickt dir einen Link zum Zurücksetzen, der 24 Stunden gilt, ohne dein Passwort zu sehen.
So prüfst du, ob es klappt
Am Rechner steht oben rechts dein Name mit „Zugang“ darunter, im Menü stehen Start, Hub, Hilfe und die Academy.
Im Hub unter Anrufe steht der Filter Mir zugewiesen mit einer Zahl. Ist dir gerade nichts zugewiesen, steht nach dem Klick „Dir ist gerade kein Rückruf zugewiesen.“
Nach dem Abhaken ist der Haken grün und heißt „Erledigt“, und bei Rückrufe offen steht einer weniger. Neben Notiz speichern steht „gespeichert“, wenn deine Notiz sitzt.
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