Lektion 2 von 19 · Loslegen · 0:48
Kalender verbinden
Die Stimme in diesem Video ist mit KI erzeugt.
Verbinde deinen Google- oder Microsoft-Kalender mit deinem Assistenten, dann nennt er nur Zeiten, die wirklich frei sind, trägt Termine direkt bei dir ein und schickt die Bestätigung von deiner eigenen Adresse.
In Kürze
- Dein Assistent nennt nur Zeiten, die in deinem Kalender frei sind. So wird nichts doppelt vergeben.
- Bucht ein Kunde, steht der Termin sofort in deinem Kalender, und er bekommt Einladung und Bestätigung von deiner Adresse.
- Du bekommst bei jeder Buchung, Verschiebung und Absage eine Mail.
- Derselbe Kalender gilt für den Chat auf deiner Website und fürs Telefon, falls du es nutzt. Was an einer Stelle vergeben ist, ist an der anderen weg.
Schritt für Schritt
Öffne unter Mein Assistent deinen Assistenten und klick auf die Kachel Kalender. Solange nichts verbunden ist, ist sie grau, darunter steht „nicht verbunden“.
Oben im Fenster Dein Kalender steht eine Liste mit fünf Punkten, von Kalender bis Meldung an dich. Jeder offene Punkt hat einen Knopf, der dich an die passende Stelle bringt.
Klick im Abschnitt Verbindung auf Mit Google oder Microsoft verbinden. Im neuen Tab klickst du auf Kalender verbinden und meldest dich mit dem Konto an, in dem deine Termine stehen und das ein eigenes Postfach hat (mehr dazu unten).
Meldet der Tab, dass der Kalender verbunden ist, schließ ihn. Zurück im Fenster ist der Punkt Kalender grün, und unter Verbindung steht „Verbunden mit“ und die Adresse, mit der du dich angemeldet hast.
Unter Welcher Kalender? klickst du auf Kalender des Kontos anzeigen und wählst den Kalender, in dem nur Termine deines Betriebs stehen. Voreingestellt ist der mit der Marke „Hauptkalender“, und das ist nach jedem neuen Verbinden wieder so.
Ab jetzt prüft und bucht dein Assistent nur in diesem Kalender. Was nur in einem anderen Kalender steht, blockt keine Zeit, also trag Termine, an denen du nicht kannst, mit Uhrzeit in den gewählten ein.
Im Abschnitt Nach der Buchung sind Bestätigungsmail nach der Buchung und Mich bei jeder Buchung benachrichtigen schon an. Den Text der Bestätigung änderst du im Feld unter dem ersten Haken, und eine Adresse unter Empfänger schickt die Meldung nur noch dorthin, etwa ins Büro.
Einen Knopf zum Speichern gibt es nicht, alles speichert von selbst. Stimmt jeder Punkt, steht oben Bereit für Buchungen.
Beispiel aus der Praxis
Ein eigener Kalender nur für Termine, die Rezeption verbindet per Link
Anna Brinkmann von Sanitär Brinkmann hat ihre Adresse [email protected] bei Google Workspace, also mit eigenem Postfach. In ihrem Hauptkalender stehen auch Geburtstage, Elternabende und private Erinnerungen. Deshalb führt sie daneben einen Kalender „Termine“ nur für Kunden und Baustellen und wählt ihn unter Welcher Kalender? aus. Muss sie selbst zum Arzt, trägt sie das dort mit Uhrzeit ein. Als Empfänger trägt sie [email protected] ein, damit Lisa im Büro jede Buchung sieht.
Am Abend fragt Petra Wendt im Chat nach einer Heizungswartung. Der Assistent nennt ihr freie Zeiten, sie nimmt Dienstag um 10:30 Uhr. Danach steht der Termin in „Termine“, Petra hat Einladung und Bestätigung von [email protected] im Postfach, und im Büro liegt die Meldung. Am nächsten Morgen muss niemand zurückrufen, um einen Termin auszumachen.
In der Physio am Markt pflegt die Rezeption den Praxiskalender. Die Inhaberin schickt ihr den Link unter Link für jemand anderen, und die Rezeption verbindet damit das Praxiskonto. Wer den Link hat, kann einen Kalender verbinden, also geht er nur an Leute aus der Praxis.
Wo es oft hakt
Termine werden gebucht, aber die Bestätigung kommt nicht an.
Typisch ist eine web.de- oder GMX-Adresse, die bei Google angemeldet ist. So ein Konto hat dort kein Postfach: Es geht keine Bestätigung raus, keine Meldung an dich und am Telefon keine Rückrufbitte. Unter der Kachel steht dann „kein Postfach, Mails gehen nicht raus“. Klick unter Verbindung auf Anderes Konto verbinden, im neuen Tab noch einmal, und nimm eine Gmail-Adresse über Google oder deine Firmenadresse, wenn sie bei Google Workspace oder Microsoft 365 liegt.
Der Assistent sagt, es sei nichts frei, obwohl Zeit wäre.
Oft ist der Hauptkalender gewählt, und dort blocken private Einträge. Steht unter Terminregeln bei Gleichzeitige Termine mehr als 1 oder bei Termine je Tag eine Grenze, meldet die Kachel das als „Hauptkalender zählt Privates mit“. Wähl unter Welcher Kalender? den Kalender nur für Termine deines Betriebs.
Dein neu angelegter Kalender fehlt in der Liste.
Die Liste lädt nur einmal je Seitenaufruf. Lad die Seite neu und klick wieder auf Kalender des Kontos anzeigen.
Unter Mein Assistent stehen zwei Assistenten.
Jeder verbindet seinen Kalender einzeln. Nimm bei beiden dasselbe Konto und denselben Kalender, dann ist, was der eine vergibt, beim anderen weg. Unter Konto bei „Kalender und Benachrichtigungen“ siehst du für jeden, ob er verbunden ist.
Oben steht „Noch nicht gespeichert“.
Unten im Fenster steht in Rot der Grund. Ist die Adresse unter Empfänger nur halb getippt, speichert das Fenster gar nichts, bis du sie vollständig schreibst oder das Feld leerst.
Bei „Meldung an dich“ steht „Aus“.
Google und Microsoft melden dir Termine nicht, die in deinem Namen angelegt werden. Schalte Mich bei jeder Buchung benachrichtigen wieder an.
Die Kachel zeigt „gestört, bucht nichts“.
Steht im Fenster „Der Kalender ist nicht mehr erreichbar“, wurde meist der Zugriff im Google- oder Microsoft-Konto entzogen, etwa beim Aufräumen der verbundenen Apps oder nach einer Passwortänderung. Klick unter Verbindung auf Konto neu verbinden, im neuen Tab auf Kalender neu verbinden, und wähl danach wieder deinen Kalender. Steht dort „Der gewählte Kalender ist nicht mehr da“, reicht es, ihn unter Welcher Kalender? neu zu wählen.
Microsoft fragt bei der Anmeldung auch nach deinen E-Mails.
Bei Microsoft gehört das zur Erlaubnis, Bestätigungen aus deinem Postfach zu senden. Gelesen werden deine Mails nicht, solange du den Postfach-Assistenten nicht einschaltest.
So prüfst du, ob es klappt
Oben im Kalenderfenster steht Bereit für Buchungen, der Ring zeigt 5/5. Unter Verbindung steht die Adresse, die du meinst, sonst klick auf Anderes Konto verbinden.
Klick auf der Seite deines Assistenten unten rechts auf Alles prüfen. Unter der Kachel Kalender stehen danach die nächsten freien Zeiten, etwa „Frei: Di 06.10.: 09:00, 10:30“. Steht dort „In … Tagen nichts frei“, prüf Kalenderwahl und Öffnungszeiten.
Buch über Assistent testen einen Termin mit einer anderen Mailadresse als der deines Kalenderkontos, denn zu deinem eigenen Termin wirst du nicht eingeladen. Dort müssen Einladung und Bestätigung ankommen, bei dir die Meldung. Lösch den Testtermin danach, sonst hält der Assistent einen zweiten Test mit derselben Adresse für eine Verschiebung.
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