Lektion 25 von 26 · Postfach-Assistent · 0:59
Postfach-Assistent einrichten
Die Stimme in diesem Video ist mit KI erzeugt.
Für einen Betrieb buchst du den Postfach-Assistenten, der Betrieb verbindet sein Outlook-Postfach über deinen Link selbst, und du siehst danach nur Zahlen und Zustand, nie Inhalte.
In Kürze
- Beim Betrieb ordnet er neue Mails ein, markiert Dringendes, schiebt Werbung in einen Ordner „Werbung“ und legt auf Anfragen und Terminwünsche Antworten als Entwurf bereit.
- Gesendet wird nur, was der Betrieb oder seine Leute mit eigenem Zugang einzeln freigeben. Er löscht nichts und leitet nichts weiter.
- Du buchst und bezahlst den Platz, der Betrieb verbindet und stimmt selbst zu. Sein Passwort brauchst du nicht, und was du ihm berechnest, entscheidest du.
- Du siehst an der Kachel und im Hub nur Zahlen und ob er läuft, nie Betreff, Absender oder Texte.
- Die Antworten kommen aus dem Wissen des Agenten, Terminvorschläge aus seinem Kalender. Credits verbraucht er nicht, er ist mit dem Platz bezahlt.
Schritt für Schritt
Öffne unter Agenten den Agenten deines Kunden und klick auf die Kachel Postfach. Der Agent muss schon an den Kunden übergeben sein und darf nur zu diesem einen gehören.
Klick auf Dazubuchen, wähl Monatlich oder Jährlich und unter Postfächer die Zahl der Plätze, dann setz den Haken und klick auf Jetzt zahlungspflichtig bestellen. Hast du schon Plätze für andere Kunden und keiner ist mehr frei, klickst du stattdessen auf Plätze ändern und zählst einen hoch.
Zurück im Fenster klickst du auf Link für den Betrieb anlegen. Der Link steht dann im Feld, meist schon kopiert, und ab jetzt ist ein Platz für den Betrieb zurückgelegt.
Schick ihm den Link selbst, per Mail oder Nachricht. Fürs erste Verbinden gilt er sieben Tage, an der Kachel steht so lange „wartet auf den Betrieb“.
Auf seiner Seite liest der Betrieb, was der Assistent tut, was er nie tut und wer Inhalte sieht. Er wählt sein Postfach oder ein geteiltes wie info@, setzt den Haken und klickt auf Mit Microsoft verbinden.
Nach der Anmeldung bei Microsoft ist der Assistent sofort eingeschaltet, seine Zustimmung ist zugleich das Einschalten. Bei dir steht beim Postfach Liest mit, dazu Zahlen wie „2 Antworten warten beim Betrieb“.
Die Signatur pflegt der Betrieb auf derselben Seite unter Signatur unter Ihren Antworten. Über diesen Link sieht er später auch den Zustand, schaltet ab oder verbindet neu, also soll er ihn aufheben.
Für dein eigenes Postfach nimmst du einen Agenten, der keinem Kunden gehört und aus deiner eigenen Website gebaut ist, denn aus seinem Wissen schreibt er die Antworten. Dort gehst du den Weg wie ein Betrieb: Postfach verbinden, Einschalten mit Haken und Signatur hinterlegen, wobei Aus der Website vorschlagen dein Impressum liest.
Beispiel aus der Praxis
Der Link für Brinkmann, die Zustimmung durch die IT der Praxis
Jonas Weber von Weber KI betreut Sanitär Brinkmann. Anna Brinkmann kommt morgens kaum durch die Mails an [email protected], ein geteiltes Postfach in Microsoft 365. Jonas bucht an der Kachel des Agenten einen Platz, legt den Link an und schickt ihn ihr. Anna wählt Ein geteiltes Postfach, etwa info@, setzt den Haken, meldet sich mit ihrem eigenen Konto an und hinterlegt ihre Signatur. Weil Lisa Krämer einen Zugang für Sanitär Brinkmann hat, steht ihr Name auf Annas Seite unter „Wer Betreff, Absender und Entwürfe sieht“, und Lisa gibt die Antworten im Hub frei. Jonas sieht am nächsten Morgen an der Kachel „3 warten beim Betrieb“, aber keine einzige Mail.
Bei Physio am Markt verlangt Microsoft beim Anmelden einen Administrator, denn das Microsoft 365 betreut ein Systemhaus. Die Praxis schickt ihm den Link, dort klickt es unter „Für Ihre IT“ auf Nur Zustimmung für die Organisation erteilen, ohne dass ein Postfach der IT verbunden wird. Danach meldet sich die Praxis selbst an. Weil der Assistent über dein Konto arbeitet, gehört er in deinen AVV mit der Praxis, mit dem Verschwiegenheits-Zusatz.
Für Partner
Was du dem Betrieb dazu sagst: „Du bekommst heute einen Link von mir. Dort steht, was der Assistent in eurem Postfach tut und was nie. Wähl euer Postfach, bei info@ das geteilte, setz den Haken und meld dich mit eurem Microsoft-Konto an. Ab dann liegen auf neue Anfragen Antworten unter Entwürfe, und raus geht nichts, bevor ihr klickt. Vorgeschlagene Termine waren beim Schreiben frei. Sendet ihr direkt aus Outlook, schaut vorher kurz in den Kalender, mit eurem Zugang wird das beim Senden geprüft. Sagt ein Kunde zu, tragt ihr den Termin ein, über die Mail selbst wird nichts gebucht. Ich sehe nur Zahlen, keine Mails. Heb den Link auf, darüber ändert ihr die Signatur und könnt ihn jederzeit abschalten.“
Wo es oft hakt
An der Kachel steht „mehreren Kunden zugeordnet“.
Ein Postfach gehört genau einem Betrieb. Gib jedem Kunden zuerst seinen eigenen Agenten, danach legst du den Link an.
Statt des Links steht „Postfach verbinden“.
Der Agent hat noch keinen Kunden, verbunden würde dein eigenes Postfach. Übergib ihn zuerst an den Kunden.
Der Link lässt sich nicht anlegen.
Jeder offene Link hält einen Platz fest. Buch einen Platz dazu oder hol mit Zurückziehen einen Link zurück, den niemand mehr braucht. Mehr als zehn Links am Tag gehen nicht.
Der Betrieb sieht „Dieser Link ist nicht mehr gültig“.
Ein Link verfällt nach sieben Tagen ohne Verbinden, nach Zurückziehen und sobald du Neuer Link klickst. Steht an der Kachel noch ein offener Link, holst du ihn mit Link kopieren und schickst ihn noch einmal, sonst legst du einen neuen an.
Der Betrieb liest „Dieses Microsoft-Konto hat kein eigenes Outlook-Postfach“.
Sein Microsoft-Konto läuft auf eine Adresse von web.de, GMX oder einem anderen Anbieter, die Mails liegen also gar nicht bei Microsoft. Er nimmt das Konto, mit dem er seine Mails in Outlook liest. Ein Postfach bei Google lässt sich nicht verbinden, der Kalender des Agenten darf aber bei Google bleiben.
„Ihr Microsoft-Konto kommt nicht in das geteilte Postfach.“
Die IT des Betriebs trägt das Konto im Microsoft 365 Admin Center unter Teams und Gruppen, Freigegebene Postfächer, beim Postfach unter Mitglieder ein. Nach ein paar Minuten klickt der Betrieb auf seiner Seite noch einmal auf Mit Microsoft verbinden.
Der Betrieb findet die Entwürfe von info@ nicht.
Sie liegen in Outlook bei der Person, die sich angemeldet hat, unter Entwürfe, mit info@ als Absender. Wer beim Betrieb einen eigenen Zugang hat, sieht sie im Hub unter Postfach.
In den Entwürfen stehen keine freien Zeiten.
Hängt der Agent nach der Übergabe noch an deinem Demo-Kalender, steht im Kalenderfenster „Bucht noch in deinen Demo-Kalender“, und der Entwurf schlägt keine Zeiten vor. Schick dem Betrieb den Einladungslink aus dem Kalenderfenster, damit er seinen eigenen Kalender verbindet.
„Verbindung unterbrochen“ oder „Aus“.
Neu verbinden und wieder einschalten kann nur der Betrieb. Bei einer Störung schickst du ihm den Link über Link des Betriebs kopieren, dort klickt er auf Mit Microsoft neu verbinden. Nach dem Abschalten legst du mit Link zum Einschalten anlegen einen neuen an, dort stimmt er noch einmal zu.
„Pausiert“ oder „Kein Platz frei“.
Das liegt an deinem Konto, nicht beim Betrieb: Tarif, Zahlung oder Plätze. Der Satz unter dem Postfach im Fenster nennt den Weg dorthin, den Betrieb musst du dafür nicht fragen.
So prüfst du, ob es klappt
An der Kachel Postfach steht statt „wartet auf den Betrieb“ die Adresse des Betriebs mit „liest mit“ oder „… warten beim Betrieb“.
Im Fenster steht beim Postfach Liest mit und „Zuletzt eingeordnet am …“. Steht dort noch „Seit dem Einschalten ist noch keine neue Mail gekommen“, schick von deiner Adresse eine kurze Anfrage an das Postfach des Betriebs und sag ihm vorher Bescheid. Lade die Seite nach einer Viertelstunde neu, dann steht dort „1 Antwort wartet beim Betrieb“.
Klick auf der Seite des Agenten auf Alles prüfen. Unter der Kachel Postfach steht danach „Zuletzt eingeordnet: …“.
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